Bezoekersreglement

Algemeen

Bereikbaarheid

Het bezoekadres van het Drents Archief: Brink 4, 9401 HS, Assen

Openingstijden

Studiezaal en Digilounge:

  • dinsdag tot en met donderdag van 10.00 tot 17.00 uur
  • vrijdag van 10.00 tot 13.00 uur

Digilounge:

  • iedere vierde zondag van de maand van 13.00 tot 17.00 uur.

Voorzieningen

Er is een garderobe voor het ophangen van jassen. Uw persoonlijke eigendommen kunt u in een kluisje kwijt. In de koffiekamer in de kloostergang kunt u eten en drinken.

Registratie en toegang

Bij het eerste bezoek aan de Studiezaal dient de bezoeker zich te laten registreren.
Indien de bezoeker archiefstukken wil raadplegen is hij verplicht de Drentse Archiefkaart aan te vragen. De bezoeker dient zich in dat geval te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Na invulling van de gegevens wordt de Archiefkaart aangemaakt.
Bij herhaald bezoek dient de bezoeker de Archiefkaart te tonen, waarna de bezoeker voor die dag wordt geregistreerd.
De bezoekers dienen gebruik te maken van de Studiezaal en Digilounge en haar materialen overeenkomstig hun bestemming. Zij dienen zich zo te gedragen dat anderen daar geen hinder van ondervinden. Medewerkers van het Drents Archief kunnen en zullen gebruikers indien nodig aanspreken op ongepast gedrag.
Het meenemen van jassen, koffers, tassen, tasjes, mobiele telefoons, etenswaren en  drinken is niet toegestaan in de Studiezaal en Digilounge.  3. Huisdieren zijn niet toegestaan in het archiefgebouw.


Raadpleging

Aanvraag archiefstukken

Voor het aanvragen van originele archiefstukken maakt de bezoeker gebruik van het daarvoor bestemde geautomatiseerde aanvraagsysteem, tenzij anders bepaald.
Het aantal tegelijk aan te vragen stukken bedraagt maximaal vijf.
De studiezaalmedewerker kan het aantal tegelijk door een bezoeker te raadplegen originele archiefstukken beperken.
Originele bescheiden, fotokopieën kunnen tot drie kwartier voor sluitingstijd worden aangevraagd.

Openbaarheid

Indien de bezoeker gegevens van nog levende personen raadpleegt, mag hij op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2001 deze informatie niet publiceren of openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig geschaad kunnen worden.
De Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2001 zijn van toepassing.

Inzage

De bezoeker dient de uiterste zorgvuldigheid te betrachten ten aanzien van de te raadplegen archiefstukken. Dit houdt in dat het niet toegestaan is:
te schrijven met een archiefstuk onder het schrijfpapier
kaarten of andere archiefstukken over te tekenen met behulp van transparant papier.
te roken in het archiefgebouw en te eten en te drinken in de Studiezaal en Digilounge.
Originele stukken mogen alleen in de Studiezaal worden geraadpleegd. Hier mag alleen met potlood worden geschreven. Potloden worden gratis verstrekt.
De aan bezoekers verstrekte originele documenten dienen na raadpleging in dezelfde staat en volgorde, waarin ze zijn ontvangen, inclusief de bijbehorende aanvraagbriefjesingeleverd te worden bij de innametrolley.

Reproductie

Fotokopieën van originele archiefstukken kunnen schriftelijk bij de studiezaalmedewerker worden aangevraagd, door middel van daarvoor bestemde aanvraagformulieren. Kopieën worden afgehaald bij de receptie, waar ook betaald dient te worden.
Fotokopieën worden voor rekening van de aanvrager gemaakt tegen door de Minister van OCW vastgesteld tarieven.
Geen fotokopieën worden gemaakt van:

  • archiefstukken daterend van vóór 1600
  • gebonden archiefdelen
  • charters en andere stukken van perkament
  • stukken voorzien van aanhangende of opgedrukte zegels
  • gekleurde afbeeldingen
  • kaarten en kranten
  • boeken ouder dan 50 jaar
  • stukken groter dan A3 formaat
  • stukken in slechte materiële staat, ter beoordeling door de studiezaalmedewerker

Bezoekers kunnen alleen met toestemming van de studiezaalmedewerker archiefstukken met daartoe door hen meegebrachte apparatuur reproduceren.

Uitlenen archiefstukken

De bezoeker kan de directeur of hoofd Collecties verzoeken te bewerkstelligen, dat archiefstukken, die in een andere archiefbewaarplaats worden bewaard, aan het Drents Archief worden uitgeleend om door hem aldaar te worden geraadpleegd, tegen een door de Minister van OCW vastgesteld tarief.
De directeur deelt de bezoeker zo spoedig mogelijk mee of zijn verzoek door de beheerder van de archiefbewaarplaats waar de betreffende archiefstukken berusten, wordt ingewilligd.

Uitleen boeken

Boeken lenen is gratis voor leden van een Drentse bibliotheek, aangesloten bij Biblionet Drenthe. Niet-leden betalen een vergoeding van € 1.10 per te lenen boek.
Boeken, jonger dan 50 jaar, worden uitgeleend voor een bepaalde uitleenperiode. Verlengen is mogelijk, tenzij het materiaal voor een andere lener is gereserveerd.
Wanneer boeken worden ingeleverd nadat de uitleenperiode is verstreken, wordt per item aan de lener € 0, 20 in rekening gebracht voor iedere dag waarop de boeken te laat zijn ingeleverd. Het bedrag van  de leentoeslag wordt berekend over alle dagen, dus ook over dagen dat het Drents Archief is gesloten.

De lener is aansprakelijk voor verontreinigende en/of beschadiging en dient dat te vergoeden, is verplicht de daarvoor door het Drents Archief in rekening te brengen vergoeding, te betalen.
De lener is verantwoordelijk voor het geleende materiaal. Als de lener na twee herinneringen het geleende niet terugbrengt, zal het –inclusief de verschuldigde leentoeslag- in rekening worden gebracht. Wordt de rekening niet binnen de daarvoor gestelde termijn voldaan, dan zullen gerechtelijke stappen worden ondernomen. De incasso kan worden uitgevoerd door derden. Eventuele incasso- en proceskosten worden de lener in rekening gebracht.
Het Drents Archief aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor beschadiging van cd-, dvd-, computer- of andere apparatuur van de lener als gevolg van het gebruiken van bibliotheekmateriaal. 


Overige bepalingen

Indien de bezoeker een opmerking heeft, kan hij het digitale opmerkingen- c.q. suggestieformulier invullen.
De bezoeker, die weigert zich te gedragen naar de in dit reglement gestelde voorschriften en/of andere aanwijzingen, kan onmiddellijk een verder verblijf in het Drents Archief worden ontzegd.

Suggesties en klachten

Het Drents Archief probeert zijn dienstverlening optimaal te laten zijn. Om deze reden staan wij vanzelfsprekend open voor uw suggesties voor verbetering. Sterker nog: uw op- en aanmerkingen worden door ons zeer op prijs gesteld!

Indienen van een suggestie of klacht  

De suggestie of klacht kunt u via een digitaal formulier indienen. Het formulier moet volledig worden ingevuld.

Klachtenprocedure

Afhankelijk van de aard van de klacht kan telefonisch contact met u worden opgenomen om te bezien of een toelichting van de kant van het Drents Archief een oplossing kan bieden.

Voor de afhandeling van klachten bestaat een formele procedure:

U krijgt binnen twee werkdagen een bevestiging per e-mail dat uw klacht is ontvangen;
Uw klacht wordt behandeld door iemand die niet betrokken is geweest bij de zaak waarop de klacht betrekking heeft;
De klacht wordt in principe binnen twee weken afgehandeld.

Mocht blijken dat in geval van een klacht na herhaalde pogingen daartoe geen overeenstemming tussen de klager en het Drents Archief mogelijk is, dan zal de klacht worden voorgelegd aan de Nationale Ombudsman.