Inkoopvoorwaarden

Algemene Inkoopvoorwaarden Drents Archief te Assen

Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Drenthe te Meppel op 5 oktober 2009.

Artikel 1. DEFINITIES

  • Regionaal Historisch Centrum Drents Archief: de gemeenschappelijke regeling tussen Rijk (OCW) en de Gemeente Assen (hierna te noemen "Drents Archief");
  • Opdrachtnemer: de partij met wie het Drents Archief een rechtsverhouding heeft waarop deze voorwaarden toepasselijk zijn;
  • Prestatie: de verplichting die opdrachtnemer jegens het Drents Archief heeft op grond van een overeenkomst tot het verrichten van diensten of werken dan we lhet leveren van roerende zaken, zoals bedoeld in de vigerende algemene nationale wetgeving betreffende inkoop- en aanbesteding.
  • Overige begrippen: zie de bepalingen in de vigerende algemene nationale wetgeving betreffende inkoop- en aanbesteding.
  • Partijen: het Drents Archief Assen en opdrachtnemer.


Artikel 2. TOEPASSELIJKHEID

  1. Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten met betrekking tot het verrichten van een prestatie als omschreven in artikel 1.
  2. Partijen kunnen alleen in een schriftelijke overeenkomst van deze voorwaarden afwijken. Ook wijzigingen van en aanvullingen op een overeenkomst zijn slechts bindend indien zij schriftelijk zijn overeengekomen.
  3. Door aanvaarding van een opdracht of door met de uitvoering daarvan aan te vangen, erkent de opdrachtnemer dat deze Algemene Inkoopvoorwaarden daarop van toepassing zijn.
  4. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van opdrachtnemer en/of derden wordt uitdrukkelijk verworpen.
  5. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht.


Artikel 3. PRIJZEN EN TARIEVEN

  1. Tenzij in de overeenkomst schriftelijk anders is bepaald, zal de prijs vast en bindend zijn voor de duur van de overeenkomst. De vermelde prijs is exclusief omzetbelasting (BTW) en omvat alle directe en/of indirecte kosten zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten die door de opdrachtnemer in verband met de prestatie zijn of worden gemaakt.
  2. Alle kosten die met de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst verband houden worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn inbegrepen.
  3. Wanneer duidelijk wordt dat er meerkosten ontstaan, brengt de opdrachtnemer het Drents Archief hiervan onverwijld doch uiterlijk binnen twee werkdagen schriftelijk op de hoogte. Een reactie, of het ontbreken van een reactie hierop van het Drents Archief houdt op zichzelf geen acceptatie van de meerkosten in. Indien de meerprijs naar het oordeel van het Drents Archief onredelijk is, zullen partijen hierover in overleg treden.


Artikel 4. TIJDIGHEID / BOETECLAUSULE

  1. Indien de prestatie niet conform de overeenkomst binnen de overeengekomen termijn en/of op de overeengekomen plaats is geleverd, stelt het Drents Archief opdrachtnemer schriftelijk in gebreke en geeft een nieuwe redelijke termijn aan, waarbinnen de prestatie alsnog geleverd kan worden. Indien de prestatie dan alsnog niet conform de overeenkomst wordt geleverd, is opdrachtnemer in verzuim en wordt aan het Drents Archief zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 0,1% van de prijs van de desbetreffende prestatie, vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10%. Indien de aflevering eerder blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.
  2. De boete komt de opdrachtgever toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:
    - zijn vordering tot nakoming van de verplichting tot aflevering van zaken die aan de overeenkomst beantwoorden;
    - zijn recht op schadevergoeding voor zover de schade het bedrag van de boete te boven gaat
  3. De boete wordt verrekend met de door het Drents Archief verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.
  4. Onverlet het voorgaande zal opdrachtnemer, zodra het voor hem kenbaar wordt dat hij zijn prestatie niet binnen de afgesproken termijnen of op het afgesproken tijdstip kan verrichten, dit schriftelijk aan het Drents Archief mededelen, met vermelding van de aard van deze omstandigheden, de door hem getroffen of te treffen maatregelen en de vermoedelijke duur van de vertraging.


Artikel 5. INSPECTIES, KEURINGEN, BEPROEVINGEN

  1. Het Drents Archief is te allen tijde gerechtigd de prestatie of daartoe behorende zaken en/of werkzaamheden te onderwerpen aan een tussentijdse en/of eindtest. Deze test kan zowel voor, tijdens of binnen een redelijke termijn na de levering of verrichting van de prestatie plaatsvinden. De opdrachtnemer biedt daartoe binnen redelijke grenzen de nodige hulp en faciliteiten.
  2. Indien en voor zover de prestatie eigenschappen dient te bezitten, waarvan de aanwezigheid eerst na opstelling, montage of inbouw kan worden vastgesteld, dan zal de eindkeuring of eindbeproeving plaatsvinden zodra de prestatie of het object waarvoor de prestatie bestemd is, daartoe gereed is.
  3. Tussentijdse inspecties, keuringen of beproevingen, of het ontbreken daarvan, houdt geen aanvaarding in.
  4. In geval van afkeuring van de geleverde prestatie zal opdrachtnemer binnen vijf werkdagen zorgdragen voor herstel of vervanging van de geleverde prestatie. Indien opdrachtnemer niet aan deze verplichting voldoet binnen de gestelde termijn, verkeert opdrachtnemer in verzuim en is het Drents Archief gerechtigd de prestatie van een derde af te nemen, dan wel maatregelen te (laten) treffen voor rekening en risico van opdrachtnemer.


Artikel 6. VERPAKKING EN TRANSPORT

  1. Te leveren goederen dienen franko (Incoterms 2000: Delivered Duty Paid) gelost op het afleveradres te worden geleverd.
  2. De opdrachtnemer zal de leverantie zodanig verpakken en beveiligen, dat deze bij normaal transport en normale behandeling zijn bestemming in ongeschonden staat bereikt en veilig gelost kan worden.
  3. De opdrachtnemer zal aan de instructies van het Drents Archief op dit gebied voldoen, het transportrisico verzekeren en de benodigde documenten verzorgen.
  4. Verpakking en transport dienen aan relevante wettelijke eisen te voldoen.
  5. Zendingen die niet aan het voorgaande voldoen, kunnen worden geweigerd.
  6. Het Drents Archief behoudt zich het recht voor emballage voor rekening en risico van de opdrachtnemer aan deze te retourneren, tegen creditering van het daarvoor door de opdrachtnemer aan het Drents Archief in rekening gebrachte bedrag.
  7. Het Drents Archief heeft het recht de levering van de prestatie uit te stellen. Opdrachtnemer zal in dit geval de zaken deugdelijk verpakt, afgescheiden en herkenbaar opslaan, beveiligen en verzekeren.


Artikel 7. AANVAARDING

  1. De prestatie zal geacht worden te zijn aanvaard na het leveren van de prestatie, tenzij het Drents Archief binnen redelijke termijn na het leveren van de prestatie schriftelijk het tegendeel kenbaar heeft gemaakt.
  2. De opdrachtnemer verleent het Drents Archief het recht de prestatie ook vóór de aanvaarding daarvan te gebruiken.
  3. Indien het Drents Archief de roerende zaken of de prestatie na aflevering afkeurt of bij inspectie niet akkoord bevindt, zal de opdrachtnemer ze binnen twee weken nadat het Drents Archief hem dit heeft medegedeeld, op eigen kosten bij het Drents Archief afhalen.


Artikel 8. TOT DE LEVERING BEHORENDE INFORMATIEDRAGERS EN/OF DIENSTEN

  1. Indien en voor zover het meeleveren van certificaten, attesten, montagevoorschriften, onderhouds- en bedieningsvoorschriften, tekeningen of andere documenten, of het geven van training en instructie is overeengekomen, maken deze deel uit van de prestatie.
  2. De opdrachtnemer dient ervoor te zorgen dat al deze zaken op of vóór de afleverdatum tijdig in het bezit van het Drents Archief zijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Bij ontbreken van een of meerdere van deze zaken geldt de prestatie als niet geleverd en wordt aanvaarding niet geacht te hebben plaatsgehad.


Artikel 9. OVERGANG VAN EIGENDOM EN RISICO

  1. Het Drents Archief wordt eigenaar van gekochte roerende zaken zodra deze in de feitelijke macht van het Drents Archief zijn gekomen. Het Drents Archief wordt eigenaar van in haar opdracht door opdrachtnemer of derden vervaardigde zaken, zodra deze ontstaan. Dit geldt onverminderd enig recht op afkeuring dat het Drents Archief op grond van deze voorwaarden toekomt.
  2. In geval van vooruitbetaling of tussentijdse betalingen gaat de eigendom over naar het Drents Archief op het moment van zodanige betaling naar rato van de betaling.
  3. Het risico van gekochte roerende zaken gaat op het Drents Archief over tegelijk met de eigendom, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden.
  4. Het risico ten aanzien van in opdracht van het Drents Archief door opdrachtnemer vervaardigde zaken gaat niet eerder over op het Drents Archief dan nadat deze in feitelijke macht van het Drents Archief zijn gekomen, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden.


Artikel 10. TER BESCHIKKING GESTELDE GOEDEREN OF HULPMIDDELEN

  1. Alle goederen of hulpmiddelen die door het Drents Archief of haar opdrachtgever ter beschikking worden gesteld of op kosten van het Drents Archief of haar opdrachtgever worden vervaardigd, worden of blijven eigendom van het Drents Archief of haar opdrachtgever.
  2. De opdrachtnemer draagt gedurende het gebruik alle risico's tenzij aantoonbaar is dat eventuele defecten voortvloeien uit afwijkingen of fouten, die reeds aanwezig waren toen het goed of het hulpmiddel door het Drents Archief aan hem ter beschikking werd gesteld. Dit laatste geldt niet indien het goed of hulpmiddel op kosten van het Drents Archief maar in opdracht van de opdrachtnemer door hemzelf of derden is vervaardigd.
  3. De opdrachtnemer zal voornoemde goederen of hulpmiddelen slechts gebruiken ten behoeve van door het Drents Archief bij hem geplaatste orders tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Tevens zal de opdrachtnemer deze goederen of hulpmiddelen niet vermenigvuldigen, kopiëren of aan derden afstaan of toegankelijk maken.


Artikel 11. KWALITEIT EN VEILIGHEID

  1. Opdrachtnemer garandeert dat zijn prestaties volledig in overeenstemming zijn met het doel waarvoor deze bestemd zijn.
  2. De prestatie is van goede kwaliteit en vrij van ontwerp-, uitvoerings- en/of materiaalfouten. Als de prestatie (mede) het leveren van een roerende zaak betreft, is deze vervaardigd van nieuwe materialen, tenzij anders wordt overeengekomen.
  3. Voor zover de prestatie wordt uitgevoerd op een plaats buiten de bedrijfsruimten en/of terreinen van de opdrachtnemer zullen de voor die plaats geldende wetten en (veiligheids)voorschriften, alsmede de door het Drents Archief of haar opdrachtgever voor die plaats van toepassing verklaarde voorschriften, worden nageleefd;
  4. Indien in de overeenkomst en/of in de daarmee verband houdende informatie wordt verwezen naar technische, veiligheids-, kwaliteits- en/of andere voorschriften, wordt de opdrachtnemer geacht deze te kennen en te kunnen toepassen, tenzij hij het Drents Archief onverwijld schriftelijk van het tegendeel in kennis stelt.
  5. Het Drents Archief is te allen tijde bevoegd de inschakeling van door opdrachtnemer ingeschakelde onderaannemers te weigeren, indien tijdens de door hen uitgevoerde werkzaamheden blijkt dat zij niet in staat zijn het werk of een deel van het werk volgens de overeenkomst uit te voeren.
  6. De opdrachtnemer dient zich voordat met de uitvoering van de overeenkomst een aanvang wordt gemaakt op de hoogte te stellen van alle relevante feiten en omstandigheden – derhalve ook de ligging van kabels en leidingen – op het terrein en/of in de gebouwen waar het werk zal worden uitgevoerd.
  7. De opdrachtnemer zal voor zijn rekening en risico en in overleg met de bevoegde bestuursorganen als de beheerders en vergunninghouders van de kabels en leidingen, alle maatregelen treffen, inclusief het verleggen van kabels en leidingen en het verkrijgen van de vereiste publiekrechtelijke en privaatrechtelijke medewerking(en) en goedkeuring(en) die nodig zijn om het werk ongestoord te kunnen uitvoeren. De opdrachtnemer zal tijdig zorgdragen voor de noodzakelijke meldingen bij het Kabel- en Leidingen InformatieCentrum (KLIC) in de regio waar het werk wordt uitgevoerd.


Artikel 12. GARANTIE

  1. De opdrachtnemer garandeert dat alle gebreken welke zich aan de prestatie mochten voordoen, gedurende één jaar na aanvaarding of ingebruikname van de prestatie of het object waarvoor deze bestemd is, te (doen) herstellen en daarvoor alle kosten te dragen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
  2. De opdrachtnemer verbindt zich al het mogelijke te doen de gebreken op zo kort mogelijke termijn te (doen) herstellen of de prestatie te (doen) vervangen.
  3. Bij gebreke van behoorlijke nakoming van deze herstelverplichting en/of nakoming daarvan binnen de gestelde termijn, zomede in spoedeisende gevallen, heeft het Drents Archief het recht voor rekening en risico van de opdrachtnemer het nodige te verrichten of door derden te doen verrichten. De opdrachtnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.
  4. De in lid 1 genoemde garantietermijn wordt verlengd met de herstelperiode voor zover de prestatie gedurende deze periode niet gebruikt kan worden dan wel niet naar behoren genoten kan worden; voor vervangen artikelen en prestaties vangt de garantieperiode opnieuw aan bij ingebruikname.
  5. Het eigendom van en risico voor, op grond van voornoemde herstelverplichting, vervangen zaken berusten bij de opdrachtnemer vanaf het tijdstip van vervanging. Hij dient zodanige zaken zo spoedig mogelijk tot zich te nemen, tenzij het Drents Archief verzoekt de vervangen zaken aan haar ter beschikking te stellen voor onderzoek.


Artikel 13. FACTURERING EN BETALING

  1. Betaling van de factuur, inclusief BTW, zal plaatsvinden 30 dagen na ontvangst van de factuur, mits de prestatie is geleverd en is aanvaard en de factuur is goedgekeurd.
  2. Het Drents Archief is gerechtigd de betaling op te schorten indien er een tekortkoming aan de prestatie wordt geconstateerd. Het Drents Archief is gerechtigd het factuurbedrag te verminderen met die bedragen, die de opdrachtnemer is verschuldigd aan het Drents Archief. Betaling door het Drents Archief houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.


Artikel 14. GEHEIMHOUDING

  1. Opdrachtnemer is verplicht alle informatie en kennis die hij van het Drents Archief ontvangt of die hij bij de uitvoering van de overeenkomst opdoet, vertrouwelijk te behandelen en geheim te houden tegenover derden. Opdrachtnemer zal door hem ingeschakelde werknemers en derden eenzelfde geheimhoudingsplicht opleggen en staat ervoor in dat zij zich aan deze geheimhoudingsplicht houden.


Artikel 15. INTELLECTUEEL EIGENDOM, VRIJWARING

  1. De opdrachtnemer verklaart dat de prestatie geen inbreuk maakt op rechten van intellectueel eigendom van derden en vrijwaart het Drents Archief tegen aanspraken te dezer zake, indien en voor zover de inbreuk niet het gevolg is van een door het Drents Archief voorgeschreven ontwerp.
  2. De intellectuele eigendomsrechten die ontstaan bij in opdracht van het Drents Archief verrichtte prestaties, berusten bij het Drents Archief.


Artikel 16. OVERDRAAGBAARHEID

  1. De opdrachtnemer zal zijn rechten en verplichtingen, die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien, noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden overdragen, noch geheel of gedeeltelijk verpanden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Drents Archief. Aan deze toestemming kunnen redelijke voorwaarden worden verbonden. Zodanige toestemming laat onverlet alle verplichtingen voor de opdrachtnemer uit de overeenkomst voortvloeiende.


Artikel 17. ONTBINDING EN BEËINDIGING

  1. Het Drents Archief heeft het recht zonder nadere ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn en onverminderd haar rechten, als opdrachtnemer:
  2. onherroepelijk is of wordt veroordeeld op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 416, 417, 417bis, 420 bis, 420 ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht,
  3. niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de overeenkomst na te komen,
  4. in staat van faillissement, surséance van betaling of van liquidatie verkeert (of als dit is aangevraagd) of zijn werkzaamheden heeft gestaakt,
  5. veroordeeld is voor een delict in strijd met de op hem van toepassing zijnde beroepsgedragsregels of aannemelijk is dat hij een ernstige fout heeft begaan,
  6. niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de belastingen of de sociale zekerheidsbijdragen, of
  7. als op een aanmerkelijk deel van zijn vermogen beslag wordt gelegd, of
  8. opdrachtnemer in een met sub a t/m f vergelijkbare situatie verkeert op grond van toepasselijke wet- of regel geving van een lidstaat van de Europese Unie,
  9. onverminderd alle andere rechten kan het Drents Archief de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien door opdrachtnemer of een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die deel uitmaakt van (het bedrijf) van het Drents Archief of aan een van haar ondergeschikten of vertegenwoordigers.
  10. Alle vorderingen, die het Drents Archief in deze gevallen op de opdrachtnemer mocht hebben of verkrijgen, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn.


Artikel 18. AANSPRAKELIJKHEID + VERZEKERING

  1. Opdrachtnemer die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover het Drents Archief , alsmede zijn personeel en door het Drents Archief ingeschakelde derden aansprakelijk voor de geleden en/of te lijden schade.
  2. Opdrachtnemer vrijwaart het Drents Archief tegen alle (financiële) gevolgen van aanspraken van derden (waarbij personeel en andere in opdracht van het Drents Archief werkzaam zijnde personen als derden zijn te beschouwen) in enig verband staande met de uitvoering van zijn verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst.
  3. Opdrachtnemer verklaart dat hij, gelet op de aard en omvang van de prestatie en de omvang van de potentiële schade afdoende is verzekerd en zich afdoende verzekerd houdt voor de uitvoering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere wettelijke aansprakelijkheden die van toepassing zijn. Het Drents Archief heeft het recht van de opdrachtnemer in dit kader te verlangen een verzekering af te sluiten en afgesloten te houden.
  4. Opdrachtnemer overlegt op verzoek van het Drents Archief onverwijld een gewaarmerkt afschrift van de verzekeringspolis(sen) en de bewijzen van premiebetaling van genoemde verzekeringen over.


Artikel 19. PUBLIEKRECHTELIJKE VERPLICHTINGEN

  1. Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door het Drents Archief van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op het Drents Archief rustende verplichtingen.


Artikel 20. TOEPASSELIJK RECHT

  1. Op de overeenkomst en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Europese en internationale regelingen inzake koop van roerende lichamelijke zaken worden uitgesloten voor zover de werking hiervan door partijen kan worden uitgesloten.
  2. 2. De bepalingen als volgens deze Algemene Inkoopvoorwaarden ontheffen de opdrachtnemer niet van zijn aansprakelijkheid die hem volgens de reguliere wet is opgelegd.


Artikel 21. GESCHILLENREGELING

  1. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst of van daaruit voortvloeiende nadere overeenkomsten, zullen worden onderworpen aan het oordeel van de daartoe bevoegde rechter te Assen.


CITEERTITEL
Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Drents Archief 2009’.


Aldus opgemaakt te Assen d.d. 5 oktober 2009,

Getekend,

Drs. D.H. Huizing
directeur