Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het vastleggen van gegevens met de bijbehorende context overeenkomstig de (wettelijke) normen van de goede, geordende en toegankelijke staat.
Een archief levert informatie over het doen en laten van een organisatie of persoon. Archieven zijn dus een waardevolle bron voor onderzoek, verantwoording en bedrijfsvoering. Op termijn maken archieven bovendien deel uit van ons cultureel erfgoed. Een archief moet volledig én betrouwbaar zijn en daarom is het belangrijk om het beheer van de informatie erin goed te regelen. De regels hiervoor zijn voor de overheid vastgelegd in de Archiefwet. Zo moet de informatie duurzaam toegankelijk worden gemaakt en gehouden. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor elke rechtzoekende of gewoon geïnteresseerde burger.
Wat betekent toegankelijke staat? Toegankelijke informatie is:
- Vindbaar
De gebruiker kan snel en eenvoudig relevante informatie vinden tussen alle bewaarde informatie. Bij voorkeur op één plaats en met de gebruikelijke zoekfuncties. - Beschikbaar
De gebruiker kan de informatie snel en eenvoudig verkrijgen. Bij voorkeur op elk tijdstip, vanaf elke plaats en zonder kosten. - Leesbaar
De gebruiker kan de informatie tot zich nemen en verwerken. Bij voorkeur vanaf zijn eigen werkplek zonder daarvoor speciale applicaties te moeten installeren. - Interpreteerbaar
Het is voor de gebruiker duidelijk wat de betekenis van de informatie was binnen het werkproces waar het is ontvangen of gemaakt. Het is bijvoorbeeld bekend wanneer de informatie is gemaakt, door wie, waar zij betrekking op heeft en wat de status is. - Betrouwbaar
De gebruiker kan er op vertrouwen dat de informatie volledig en correct is. Bijvoorbeeld dat de informatie daadwerkelijk opgeslagen is op het moment en door de instantie zoals aangegeven, en dat er daarna niets in is gewijzigd of verwijderd.
Onze afdeling Collectie en Publiek is verantwoordelijk voor de archieven die wij beheren. Onze medewerkers zorgen voor acquisitie, materiële verzorging, inventarisatie, ontsluiting en beheer van de archiefstukken (documenten, foto’s, film- en geluidfragmenten) die aan ons worden toevertrouwd.