Excerpt: Ben je op zoek naar bronnen voor je les of profielwerkstuk? Bezoekn onze bronnenbox voor afbeeldingen, informatie en tips

Een e-depot is meer dan alleen een grote server. Er zijn goede afspraken nodig over de manier waarop dossiers en databases worden klaargemaakt voor invoering in een e-depot. Er moeten inhoudelijke en technische controles plaatsvinden. De veiligheid, kwaliteit en authenticiteit dienen gegarandeerd te worden. Kortom, het e-depot vraagt een geheel van beleid, processen en procedures.

Uit onderzoek blijkt dat vrijwel alle overheden in Nederland hun informatiehuishouding nog niet voldoende op orde hebben om succesvol dossiers in een digitale bewaarplaats onder te brengen.

Voor overheden

Om te kunnen aansluiten, werken we met een stappenplan waarin alle onderdelen van het e-depot worden doorlopen en wordt er een aansluitplan opgesteld. Hierin is vastgelegd welke informatie op welke manier wordt overgedragen.

We starten met een traject om er achter te komen hoeveel te bewaren digitale informatie het betreft en waar het staat. Sommige gemeenten hebben verschillende systemen en applicaties en vaak staat er ook veel informatie op persoonlijke schijven van medewerkers. Er zal ook bepaald moeten worden welke informatie ondergebracht moet worden: is het alleen te bewaren materiaal of al veel eerder de afgesloten dossiers? Ook belangrijk zijn de te bepalen unieke kenmerken (metadata) die meegegeven moeten worden, zodat de informatieobjecten vindbaar zijn in het e-depot.

Om gebruik te maken van het e-depot moeten er afspraken gemaakt worden over de inzet en de kosten. Deze afspraken worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst of er kan worden gekozen voor deelname in de Gemeenschappelijke Regeling van het Drents Archief.

Wilt u meer weten over het stappenplan of voorwaarden om te kunnen aansluiten? Neem contact op met onze e-depot adviseur via het contactformulier.

Voor particulieren

Op termijn is het ook mogelijk om particuliere collecties te beheren in het Drentse e-depot.