22 november 2021
Het Drentse e-depot bestaat ondertussen bijna een jaar. Met diverse partijen lopen uiteenlopende pilots, en de eerste resultaten daarvan worden nu zichtbaar.
Metadata mapping in Meppel
De pilot met de gemeente Meppel gaat met name over metadatering. We onderzoeken hierbij hoe de metadata van de gemeente Meppel aansluit op die van het e-depot. Daarvoor voeren we zogenaamde ‘metadata mapping’ uit. Dit geeft inzicht in data die essentieel zijn om mee te geven aan een informatieobject. Denk hierbij aan de titel of een datum die van toepassing is op een informatieobject. Dankzij de ervaringen uit deze pilot verlopen de metadata mapping-sessies met andere organisaties voorspoediger.
De metadata mapping met de gemeente Meppel is overigens uitgevoerd op basis van de TMLO-standaard. Inmiddels is opvolger MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) als standaard vastgesteld en daar bereiden we het Drentse e-depot dan ook op voor. MDTO moet uiteindelijk dé standaard worden voor de gehele overheid zodat onderling eenvoudiger informatie, kennis, diensten en systemen kunnen worden gedeeld. Een leerpunt voor ons, op basis van deze pilot, is om als zorgdrager de exportmodule van je systemen te testen en te bepalen of deze TMLO/MDTO-proof is.
Videotulen bij de provincie Drenthe
De eerste pilot met de provincie Drenthe heeft als onderwerp: videotulen. Na een analyse van de data en ook een metadata mapping sessie is de eerste vergadering van de Statencommissie Omgevingsbeleid opgenomen in de testomgeving van het Drentse e-depot. In deze pilot maken we gebruik van een koppelvlak. Dat is een speciaal stukje software (interface) dat voor het e-depot is ontwikkeld door de leverancier van de provincie die de vergaderingen faciliteert. Het koppelvlak verzorgt de uitwisseling van gegevens tussen verschillende informatiesystemen. Hierdoor verloopt de export naar het e-depot soepel. De volgende stap is om nog meer vergaderingen als test op te nemen in het e-depot en te testen of alle bestanden en metadata op de juiste manier mee komen.
Videotulen bij de gemeente Emmen
De eerste pilot met de gemeente Emmen gaat ook over videotulen en inmiddels is een fragment van de videotulen met agendapunten in de testomgeving van het Drentse e-depot gezet. Het was een uitdaging om de ondertiteling op een gebruiksvriendelijke manier toe te voegen, maar inmiddels is het onze nieuwe functioneel beheerder, Ingeborg Entrop, gelukt. Binnenkort gaan we de eerste volledige test-vergadering opnemen in het e-depot.
Kick-off in Borger-Odoorn
Bij de gemeente Borger-Odoorn is op 4 november 2021 de kick-off van de eerste pilot gehouden. In deze pilot gaan we oplossingsrichtingen formuleren voor hybride archieven. We kijken ernaar uit om de eerste resultaten hiervan te delen.
Wil je op de hoogte gehouden worden of ben je benieuwd naar de uitkomsten van deze pilots? Neem dan contact met ons op via e-depot@drentsarchief.nl