Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
...nec non circumjacentium Regionem puta Transisalanie, Benthemie, Wesatphaliae et Oldeburgi Transisalaniae, Benthemiae, Westphaliae et Oldenburgi. - Kaart van Friesland, Groningen, Drenthe en Oost-Friesland. In de hoeken afbeeldingen van een paar in de klederdracht van Friesland, Emden en Groningen. Aan de randen de plattegronden van de 11 Friese steden, Groningen en Emden. Met kompasroos en schaalstokken in cartouche.
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling. VOLLEDIG: Drents Archief, Assen. Toegang 0181 Topografisch Historische Atlas VERKORT: NL-AsnDA, 0181