U kunt via onze reserveringstool een afspraak inplannen en aangeven welke archiefstukken u op dat moment wilt inzien.

Verantwoording van de inventarisatie (Drents Archief)

Uw zoekacties: Bestuursarchief provincie Drenthe

0923 Bestuursarchief provincie Drenthe

Uitleg bij archieftoegang

Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.

Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:

• Kenmerken van het archief
• Inleiding op het archief
• Inventaris of plaatsingslijst
• Eventueel bijlagen

De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.

De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.

De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.

Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.

beacon
 
 
Inventaris
Inleiding
Verantwoording van de inventarisatie
0923 Bestuursarchief provincie Drenthe
Inleiding
Verantwoording van de inventarisatie
De provincie Drenthe besloot in 2006 de inventarisatie van het bestuursarchief van de provincie Drenthe (en het archief en de dienst Provinciale Waterstaat van Drenthe) aan VHIC te gunnen. In het voorjaar van 2007 is door VHIC een start gemaakt met de inventarisatie van beide archiefbestanddelen van het bestuursarchief. De inventarisatie is verricht door M. Koekoek (selectie en invoer beschrijvingen), Th. Baas (selectie en beschrijving dossiers, projectleiding), C. Joustra (invoer beschrijvingen), L. Wijnberger (invoer beschrijvingen) en M.M. Immeker (selectie en beschrijving dossiers archief Provinciale Waterstaat). In aanloop van de inventarisatiewerkzaamheden door VHIC had er reeds een voorselectie op bulkvernietiging plaats gevonden. Ook waren reeds oneigenlijk archiefbestanddelen die niet tot het bestuursarchief van de provincie behoorden, van dit archief gescheiden en bewerkt. Een aantal dossiers uit het bestuursarchief waren in dit kader al beschreven in Mais Flexis. Het ging om circa 40 meter dossiers van de Provinciale Planologische Dienst en de zgn. `monumentendossiers¿. Beide bestanden zijn geïntegreerd in de definitieve inventaris.
Bij de selectie werd gebruik gemaakt van de selectielijst provinciale organen.
Opdracht was om de twee archiefbestanddelen tot één bestanddeel samen te voegen en te beschrijven.
Van de te bewaren dossiers werden klassieke beschrijvingen gemaakt. Deze beschrijvingen werden ingevoerd in het archiefinventarisatieprogramma Mais-flexis. Op verzoek van de opdrachtgever werd het inventarisschema 2 aangehouden zoals deze vermeld staat in de Beleidsregels criteria bewerking codearchieven van het LOPAI (het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs). Dit betekent een archiefschema met de hoofdrubrieken stukken van algemene aard en stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. In de eerste staan met name de notulen van de verschillende bestuursorganen en commissies en in de tweede komen de onderdelen administratie en taakuitvoering terug. Tot slot is nog een aantal gedeponeerde archieven opgenomen.
In een aantal gevallen hebben wij ervoor gekozen om archiefbestanddelen te bewaren waarvan de provincie strikt genomen niet de archiefvormer is (geweest). Zo zijn alle aangetroffen dossiers over de Drentse Bestuursschool bewaard. Na de fusie tussen de drie noordelijke bestuursscholen zijn de afzonderlijke archieven van deze drie scholen vernietigd. De aangetroffen dossiers zijn hierdoor belangrijk genoeg geworden om bewaring te rechtvaardigen.
Hetzelfde geldt voor de dossiers van het Drents Museum. Van het archief van het Drents Museum is na de verzelfstandiging relatief weinig bewaard gebleven. Reden te meer om de aangetroffen dossiers te bewaren.
Na overleg met het Drents Archief is besloten om de serie agenda¿s en notulen van Gedeputeerde Staten over de periode 1953-1986, aanwezig in de bibliotheek van de provincie, op te nemen in de inventaris. Het Provinciaal Blad over de periode 1950-1987 is daarentegen toegevoegd aan het reeds aanwezige bestand in de bibliotheek van het Drents Archief.
Hoewel het in deze inventaris beschreven archief feitelijk de periode 1950-1987 beslaat, dateert het oudste stuk uit 1915, het jongste uit 2007. Bij de laatste overdracht tot het jaar 1950, bleven dossiers betreffende lopende zaken achter. Deze dossiers zijn nu wel overgedragen. Daarnaast zijn dossiers van in 2007 afgesloten zaken bij de inventarisatie niet ontdaan van de stukken over de periode 1988-2007, maar in zijn geheel overgedragen.
Een aantal door de provincie verstrekte vergunningen betreffende ontgronding is nog niet verlopen en/of is verlengd. De betreffende dossiers zijn wel in de inventaris beschreven, maar bevinden zich fysiek nog bij de provincie Drenthe. Bij de omschrijving van de betreffende dossiers is dit aangegeven.
Tot slot moet vermeld worden dat voor een beperkt aantal inventarisnummers een beperking van openbaarheid geld.

Kenmerken

Datering:
(1915) 1950-1987 (2007)
Citeerinstructie:
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Drents Archief, Assen. Toegang 0923 Bestuursarchief provincie Drenthe
VERKORT:
NL-AsnDA, 0923