Eind 2009 werd aan VanMierloArchiefZorg&Onderzoek opdracht verleend tot inventarisatie van het kabinetsarchief, waarna de feitelijke inventarisatie in 2011-2012 werd uitgevoerd. Voorafgaand aan de inventarisatie had al een beperkte bulkvernietiging plaats gevonden. De omvang van het te bewerken archief bedroeg daarna ca. 120 m'. Hiervan uitgesloten is het archief van het provinciale Anjerfonds, waarvan het secretariaat gevoerd wordt bij het Kabinet. Uiteindelijk bleek tijdens de werkzaamheden dat het archief veel 'lucht' bevatte, zodat de werkelijke omvang ca. 100 m' zal hebben bedragen.
Door veranderingen in de toegepaste archiefcoderingen en de organisatiestructuur enerzijds, maar bovenal door veelvuldige verplaatsing van archiefdozen en later ongestructureerde aanvullingen en samenvoeging van ouder materiaal met meer recente dossiers, was van een oorspronkelijke ordening bij aanvang van de inventarisatie weinig meer te merken. Bij elkaar behorende archiefdozen en dossiers werden veelvuldig ver van elkaar verwijderd aangetroffen. Ook bleek de inhoud van dozen meermalen niet (meer) overeen te komen met het opschrift.

Het aangetroffen archief omvatte ruwweg de periode van 1951 (einde van het in 1987 overgedragen archiefblok) tot en met 2000, met uitschieters tot 2005 en verder. Deze jaren zijn dan ook geen strakke begrenzingen. In het archief werden meerdere dossiers en stukken aangetroffen daterend van voor 1951 (1916-1950), waaronder die van de waaronder die van de Provinciale Adviescommissie voor de zuivering van burgemeesters, provinciale-, gemeente- en rijkswaterstaatsambtenaren in Drenthe.Het merendeel van deze dossiers is alsnog toegevoegd aan het kabinetsarchief over de periode 1814-1951. Een aantal dossiers en stukken is echter in het hier beschreven archief gehandhaafd, bijvoorbeeld omdat het dossier weliswaar voor 1951 aanvangt, maar tot (soms ver) na dit jaar doorloopt. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan persoonsdossiers van burgemeesters, benoemd voor 1951, maar ook na dit jaar nog in functie. De cesuur van het jaar 2000 is zoals hierboven beschreven, ontstaan met de komst van een nieuwe medewerker. Nadien werden echter met regelmaat, vooral bij series, dossiers van na het jaar 2000 (veelal tot en met 2005, maar incidenteel zelfs tot en met 2009) aan het statisch archief toegevoegd.
Aangezien de Archiefwet een overbrengingstermijn van 20 jaar aangeeft, zou als einddatum het jaar 1990 voor de hand liggen. Omdat echter vanaf 2001 min of meer begonnen is met een nieuw blok is uiteindelijk het jaar 2000 dan ook als einddatum gehanteerd voor het aan het Drents Archief over te dragen archief. Dit geldt over het algemeen niet voor nog na 2000 doorlopende dossiers. Zo zijn alleen dossiers van burgemeesters opgenomen, waarvan het ambtstermijn voor 2000 is beëindigd.

Omdat van de oorspronkelijke ordening, of beter gezegd ordeningen, weinig meer over was en reconstructie daarvan - voor zover nog mogelijk-de raadpleging van het archief niet ten goede zou komen, is voor een nieuwe ordening gekozen. Daarbij is uitgegaan van 'Stukken van algemene aard' tegenover 'Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen'. Onder de eerstgenoemde categorie zijn hoofdzakelijk de notulen met bijlagen te vinden van de vergaderingen van de Commissarissen van de Koningin. Bij de ordening van de stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen is in grote lijnen de systematiek van de code VNG gevolgd. Daar waar nodig is hiervan afgeweken. Enerzijds om daarmee de stukken die de taken van de commissaris als rijksorgaan betreffen beter ten kunnen onderscheiden van die van de commissaris als provinciaal orgaan. Anderzijds ook om in de ordening beter aan te kunnen sluiten bij de onderverdeling van ambtelijke ondersteuning in kabinetszaken en zaken betreffende openbare orde en veiligheid.
In het kabinetsarchief werden meerdere dossiers aangetroffen die feitelijk thuis horen in het bestuursarchief en daar ontbraken. Deze zijn dan ook ingevoegd in dit Bestuursarchief, dat in 2009 naar het Drents Archief is overgebracht.

Het archief bevat een aantal (deel)archieven van commissies en organisaties, waarvan het secretariaat gevoerd werd via het Kabinet. Deze zijn als gedeponeerde archieven aan het einde van de inventaris beschreven. Een uitzondering is gemaakt voor het archief van de Stichting Bosbrandbestrijding in de drie noordelijke provinciënover de jaren 1948-2007. Hoewel het secretariaat van deze stichting formeel gevoerd werd vanuit het Kabinet en het archief te midden van het kabinetsarchief was opgeslagen, is de Hulpverleningsdienst Drenthe (HVD) inmiddels rechtsopvolger van de stichting geworden. Het archief is in opdracht van deze organisatie in 2010-2011 geïnventariseerd en afzonderlijk overgedragen aan het Drents Archief. Stukken betreffende overlegorganen waarvan het secretariaat elders, veelal andere provincies dan Drenthe, werd gevoerd, zoals die van de Interprovinciale Commissie Civiele Verdediging(over de jaren 1984-1990) en de Interprovinciale Commissie Openbare Veiligheid(over de jaren 1981-1989) werden niet opgenomen en zijn vernietigd.

Ook werden in het kabinetsarchief stukken aangetroffen van instellingen of organisaties die er door betrokkenheid van de Commissaris van de Koningin vanuit zijn functie of op persoonlijke titel terecht zijn gekomen. Wanneer het feitelijke archief niet elders wordt beheerd, zijn ook deze stukken, zoals die bijvoorbeeld van de Stichting School en Beroep Drentheondergebracht onder de rubriek 'Gedeponeerde archieven en stukken aangetroffen vanwege betrokkenheid van de Commissaris van de Koningin'. Dit is ook gebeurd met stukken waarvan niet duidelijk is of deze wel elders worden beheerd of wanneer de dossiers veel persoonlijke stukken van de betreffende Commissaris van de Koningin bevatten. Om een beeld te geven van het brede scala van betrokkenheid van de Commissaris van de Koningin, is een aantal aangetroffen dossiers betreffende instellingen waarvan het archief zich elders bevindt en de betreffende dossiers daarom vernietigd zijn, wel als blanco nummer in de inventaris vermeld.

De selectie en vernietiging hebben plaats gevonden aan de hand van de 'Lijst voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de commissaris der Koningin, de overige provinciale archiefbescheiden en interprovinciale organen, dagtekende van na 1850' (Staatscourant, 14-6-1994, nr.110). Er wordt gewerkt aan een nieuwe vernietigingslijst, die echter nog geen formele status heeft. Daar waar echter de voorlopige versie van deze lijst uit 2009, stukken in tegenstelling tot de lijst uit 1994 op bewaring stelt, is dit veelal gevolgd. Een duidelijk voorbeeld zijn de verslagen van vergaderingen van kabinetschefs van de Commissarissen van de Koningin. Volgens de nog fingerende vernietigingslijst vernietigbaar, zijn ze in de nieuwe, nog niet definitieve lijst, op bewaren gesteld vanuit de overweging dat er tegenwoordig meer openheid ten aanzien van bestuurszaken wordt betracht. De verslagen van de vergaderingen van de kabinetschefs zijn dan ook, voor zover (nog) aanwezig, in deze inventaris opgenomen.
Behoudens de beperkte bulkvernietiging voorafgaande aan de inventarisatie, bleek het archief inderdaad, zoals immers ook al door de provinciale archiefinspecteur in 1999 geconstateerd, veel voor vernietiging in aanmerking komend materiaal te bevatten. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan verslagen van overlegorganen, waarvan het secretariaat elders werd gevoerd, of aan stukken betreffende adviserende taken van de CdK. Maar ook aan dossiers betreffende activiteiten van opeenvolgende CdK, die niet uit hoofde van diens functie werden vervuld maar vanuit persoonlijke belangstelling of kwaliteiten of functies uit het verleden.

In sommige gevallen heeft het historische belang geprevaleerd boven de vernietigbare status. Zo is bijvoorbeeld alles wat is aangetroffen betreffende de Molukse gijzelingsacties van de jaren 1975-1979 in de inventaris opgenomen, ook zal het merendeel van dit (documentatie)materiaal zich ook elders bevinden.
Daar waar echter bij de inventarisatie van kabinetsarchieven van sommige andere provincies er voor gekozen is de stukken betreffende aanvragen en toekenningen van Koninklijke onderscheidingen op te nemen, is er hier voor gekozen deze conform de selectielijst te vernietigen. Dit enerzijds vanwege de omvang, anderzijds vanwege het feit dat de aanvragen ook bewaard worden bij het Kapittel voor de Civiele Orden in Den Haag.
Uiteindelijk is na inventarisatie van de oorspronkelijke ca 100 m' in 2011 15 m' overgebracht naar het Drents Archief in Assen.

Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen is een aantal inventarisnummers (voor zover het gaat om nog in leven zijnde personen) tot vijftig jaar na afsluiting van het betreffende dossier slechts raadpleegbaar na schriftelijk verkregen toestemming van de directeur van het Drents Archief. Het betreft de inventarisnummers 391, 405, 414, 415, 416, 420, 493, 512, 691 en 692 en de dossiers die minder dan vijftig jaar geleden zijn afgesloten in de series 175-340, 341-438 en 763-776.

Th.M. van Mierlo
Assen/Kampen 2012.
VanMierloARCHIEFZORG&ONDERZOEK