E-depot

De overheid werkt steeds meer digitaal. Het gevolg is dat er ook steeds meer digitaal archiefmateriaal ontstaat. Dit resulteert in een nieuwe uitdaging, want digitale archieven zijn kwetsbaar. Zonder specifieke maatregelen gaat de informatie snel verloren, is vaak onvindbaar of wordt op den duur onleesbaar, denk maar aan de diskettes of floppy disks van vroeger. Om digitale archieven voor lange tijd - of zelfs voor altijd - toegankelijk te houden zijn speciale voorzieningen nodig. Zo’n voorziening is het e-depot. Een e-depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor de lange termijn toegankelijk gehouden. Dat betreft elk type informatie, ongeacht de informatiedrager: documenten, kaarten, tekeningen, databases, beeld- en geluidmateriaal, etc. Het Nationaal Archief heeft samen met de Regionaal Historische Centra (RHC’s) een landelijk, elektronisch depot ontwikkeld.

Formeel is de definitie van een e-depot:
“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”

Vrij vertaald wil dit zeggen dat het e-depot meer is dan alleen digitale opslag. Bij digitaal archiveren is het dan ook onverantwoord om – zoals bij papier – 20 jaar te wachten tot het overbrengen van het archief. Voor het veiligstellen van digitale informatie zal de hele route, van archiefvormer tot (eind)gebruiker, doordacht moeten worden. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitale informatie voor lange tijd te behouden.