Woo-verzoek indienen bij het Drents Archief | Wet open overheid
Iedereen heeft het recht om informatie op te vragen bij een overheidsorganisatie. Ook bij het Drents Archief. Dit kan gaan om documenten, maar ook om andere vastgelegde informatie. De Wet open overheid (Woo) regelt dat de informatie van de overheid zo veel mogelijk openbaar is
Wil je informatie opvragen die het Drents Archief nog niet openbaar gemaakt heeft? Dan kun je een Woo-verzoek indienen. Het Drents Archief behandelt alleen Woo-verzoeken die gaan over het Drents Archief als organisatie; bijvoorbeeld over beleid, besluitvorming of de manier waarop wij werken.
Wanneer dien je een Woo-verzoek in?
Je kunt een Woo-verzoek indienen als je informatie wilt over het beleid, de taken of de werkwijze van het Drents Archief. Het gaat dan om informatie over hoe het Drents Archief besluiten neemt en werkzaamheden uitvoert. Een verzoek kan bijvoorbeeld gaan over beleidsdocumenten, interne notities, adviezen, rapporten of correspondentie over een bepaald onderwerp.
Een Woo-verzoek kan alleen betrekking hebben op informatie die al bestaat. De Wet open overheid verplicht het Drents Archief niet om nieuwe documenten te maken of informatie speciaal voor een verzoek samen te stellen.
Archieven en de Woo
Het Drents Archief beheert archieven en collecties van overheden, organisaties en particulieren. Deze archieven vallen onder de Archiefwet. Veel archiefstukken zijn al openbaar en kunnen door iedereen worden geraadpleegd. Je kunt in het archievenoverzicht zoeken en de openbare stukken bekijken via onze website of in de Studiezaal van het Drents Archief. Hiervoor hoeft je geen Woo-verzoek in te dienen.
Meer weten over de Woo? De volledige wet kun je nalezen (wordt geopend in een nieuw tabblad)op de website Overheid.nl.
Welke informatie is al openbaar?
Goed om te weten: veel informatie over het Drents Archief is al online te vinden; denk aan jaarverslagen, agenda’s van bestuursvergaderingen en informatie over onze gemeenschappelijke regeling. Deze informatie hoef je niet via een Woo-verzoek op te vragen. Je vindt deze informatie op onze website en in openbare registers van de overheid.
Hieronder vind je een overzicht van informatie die al openbaar beschikbaar is:
Publicaties van het Drents Archief
Bestuursinformatie en vergaderstukken
Beleids- en uitvoeringsdocumenten over het e-depot
- Documenten over aansluiting op het e-depot, beheer en duurzame opslag van digitale archieven.
Organisatiegegevens van het Drents Archief
Gegevens over de gemeenschappelijke regeling
Officiële bekendmakingen
Staat de informatie die je zoekt niet op deze pagina’s of in deze registers? Dan kun je een Woo-verzoek indienen.
Hoe dien je een Woo-verzoek in?
Je kunt een Woo-verzoek indienen via ons contactformulier of per post. In je verzoek beschrijf je zo duidelijk mogelijk over welke informatie of documenten het gaat. Vermeld daarbij ook de periode waarover je informatie vraagt.
Vermeld in je verzoek je naam en contactgegevens. Deze gegevens gebruiken wij om contact met je op te nemen als we vragen hebben over je verzoek en om je het besluit toe te sturen.
Je verzoek verduidelijken of beperken
Soms is een Woo-verzoek nog niet duidelijk genoeg, of gaat het om een grote hoeveelheid informatie. In dat geval kan het Drents Archief contact met je opnemen om het verzoek te bespreken.
Samen kijken we dan of het verzoek duidelijker kan worden omschreven. Het kan bijvoorbeeld helpen om het verzoek te beperken tot een bepaald onderwerp, een specifieke periode of een bepaald type document.
Door het verzoek te verduidelijken of te beperken, kan het Drents Archief gerichter zoeken naar de gevraagde informatie. Dit helpt om je verzoek zorgvuldiger en vaak ook sneller te behandelen.
Doorsturen van een verzoek
Het kan voorkomen dat de gevraagde informatie niet bij het Drents Archief aanwezig is, maar bij een andere organisatie. Als duidelijk is dat een andere organisatie de informatie heeft en deze organisatie onder de Wet open overheid valt, sturen wij je verzoek door naar die organisatie. Dit heet de doorzendplicht. De andere organisatie behandelt het verzoek dan verder.
Wij laten je weten wanneer wij je verzoek hebben doorgestuurd en naar welke organisatie dit is gedaan.
Hoe behandelen wij je verzoek?
Na ontvangst van je Woo-verzoek beoordelen wij welke documenten of informatie onder je verzoek vallen. Wij nemen in principe binnen vier weken een besluit op je verzoek. Als meer tijd nodig is om de informatie te verzamelen en te beoordelen, kunnen wij deze termijn eenmalig met twee weken verlengen. Als dat gebeurt, laten wij je dat binnen de eerste vier weken weten. Bij een groot of complex verzoek kan het nodig zijn om contact met je op te nemen. Samen kunnen we dan kijken of het verzoek verduidelijkt of beperkt kan worden.
Voordat documenten openbaar worden gemaakt, beoordelen wij of alle informatie openbaar mag zijn. In sommige gevallen maken wij een document gedeeltelijk openbaar en schermen wij bepaalde gegevens af. In het besluit leggen wij je uit hoe wij tot ons oordeel zijn gekomen.
Wanneer maken wij informatie niet openbaar?
Niet alle informatie mag openbaar gemaakt worden. In de Wet open overheid staat in welke gevallen een overheidsorganisatie informatie niet mag of niet hoeft te delen. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of informatie waarvan openbaarmaking schadelijk kan zijn voor de veiligheid van de staat of voor het goed functioneren van de overheid. Het kan ook voorkomen dat een document gedeeltelijk openbaar gemaakt wordt. In dat geval worden bepaalde gegevens afgeschermd voordat het document wordt verstrekt. In het besluit op je Woo-verzoek leggen wij uit welke informatie openbaar wordt gemaakt en waarom bepaalde informatie niet openbaar gemaakt kan worden.
Niet eens met het besluit? Maak bezwaar.
Ben je het niet eens met het besluit op je Woo-verzoek? Dan kun je bezwaar maken. Dit moet binnen zes weken nadat het besluit is verzonden. In het besluit staat hoe je bezwaar kunt maken en naar welk adres je het bezwaarschrift kunt sturen. Ook staat daarin welke gegevens je in ieder geval moet vermelden.
Na ontvangst van je bezwaar beoordeelt het Drents Archief het besluit opnieuw. Je krijgt daarna een beslissing op je bezwaar.