Naast het verwerven en bewaren van archieven houdt het Drents Archief ook toezicht op het informatiebeheer van verschillende overheidsorganisaties in de provincie Drenthe.
Met onze kennis van zowel papieren als digitale archieven ondersteunen wij deze organisaties bij het op orde houden van hun informatie. Zo helpen we ervoor te zorgen dat overheidsinformatie betrouwbaar, toegankelijk en duurzaam bewaard blijft.
Wat betekent toezicht op het informatiebeheer?
Tegenwoordig wordt de meeste informatie digitaal gemaakt en opgeslagen. Het Drents Archief controleert daarom of overheidsorganisaties hun informatie goed beheren.
We kijken bijvoorbeeld of informatie:
• op een duurzame manier wordt bewaard;
• op tijd wordt vernietigd als dat moet;
• of op tijd wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats, zoals het Drents Archief.
Daarbij kijken we niet alleen naar de documenten zelf, maar ook naar de organisatie erachter: hoe het informatiebeheer is ingericht en hoe processen zijn georganiseerd.
Archieftoezicht in Drenthe
Bij het Drents Archief werken de gemeentearchivarissen van Assen, Midden-Drenthe en Westerveld en de waterschapsarchivaris van Waterschap Drents Overijsselse Delta.
Op basis van de Archiefwet 1995 houden zij toezicht op het informatiebeheer van deze gemeenten en het waterschap. Ook verschillende samenwerkingsorganisaties vallen hieronder, zoals:
• GGD Drenthe;
• Veiligheidsregio Drenthe (VRD);
• Werkplein Drentsche Aa (WPDA).
Inspecties
Eén van de belangrijkste instrumenten bij het van toezicht is het uitvoeren van inspecties. Een inspectie begint met een integrale nulmeting, bestaande uit (bureau)onderzoek en interviews, waarin de staat van het informatiebeheer van een overheidsorganisatie wordt beoordeeld.
Daarnaast voeren we ook thema-inspecties uit. Daarbij kijken we naar een specifiek onderdeel van het informatiebeheer, bijvoorbeeld:
• een ICT-systeem;
• een werkproces;
• het beheer van keteninformatie.
De resultaten van een inspectie leggen we vast in een inspectieverslag. Daarin beschrijven we de kwaliteit van het informatiebeheer, mogelijke risico’s en verbeterpunten.
Na een inspectie volgt altijd een follow-up. Dan kijken we of de verbetermaatregelen van de organisatie ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en goed werken.
Strategisch en tactisch informatieoverleg
Als toezichthouder voeren we ook strategisch en tactisch informatieoverleg met de managers en specialisten van de overheidsorganisaties, die verantwoordelijk zijn voor het richten en inrichten van het informatiebeheer. Als in zo’n overleg ingrijpende veranderingen in het informatiebeheer worden behandeld, dan kan dit in het besluitvormingsproces aanleiding geven voor een formeel advies van de archivaris als toezichthouder.
Kennisuitwisseling
Goed informatiebeheer vraagt om samenwerking. Daarom stimuleren we organisaties in Drenthe om kennis en ervaringen met elkaar te delen.
Het Drents Archief organiseert hiervoor voorlichtingsbijeenkomsten en kennissessies. Dat doen we zowel binnen afzonderlijke organisaties als in breder verband, bijvoorbeeld binnen de Drentse Kring van Archiefbeheerders.
Meer weten?
Wil je meer weten over onze rol als toezichthouder? Neem contact met ons op.
