Het Drentse e-depot: waar digitaal erfgoed veilig wordt bewaard
Vanaf het moment dat we de computer zijn gaan gebruiken, is papier langzaam uit ons dagelijks werk verdwenen. Daarmee is ook onze manier van informatie vastleggen veranderd. Brieven werden e-mails, plakboeken met foto’s staan inmiddels op harde schijven en dossiers die ooit opgeborgen werden in archiefdozen, verhuisden naar de cloud. Een mooie ontwikkeling, maar tegelijkertijd ook kwetsbaar. Digitale bestanden en hun dragers, zoals USB-sticks, een harde schijf of cd-rom, verouderen snel en informatie kan daarmee onleesbaar worden.
Het grootste deel van alle informatie die nu wordt gemaakt, bestaat alleen nog digitaal. Ook digitale documenten zijn onderdeel van onze geschiedenis. Daarom bewaart het Drents Archief dit digitale erfgoed, zodat de verhalen van nu ook in de toekomst bekeken en onderzocht kunnen worden. Wij zorgen ervoor dat deze digitale informatie leesbaar en bruikbaar blijft. Zo’n digitale bewaarplaats voor archieven noemen we een e-depot.
Wat is een e-depot?
Een e-depot is een veilige plek waar digitale bestanden duurzaam worden bewaard. Het is meer dan alleen een opslagplek. Als in de toekomst de huidige software niet meer werkt of zelfs niet meer bestaat, zorgen wij ervoor dat bestanden toch leesbaar blijven. Dat heet preserveren. Het Nationaal Archief beschrijft het als volgt: "Digitale preservering [...] is het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden, dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn." Of het nu gaat om een e-mail van een wethouder, een digitale foto van een monument of een beleidsrapport: alles wat digitaal is gemaakt en blijvende waarde heeft, hoort thuis in het e-depot.
Waarom is een e-depot nodig?
Digitale bestanden verouderen veel sneller dan papieren documenten. Door ze goed te beheren, zorgen we ervoor dat de informatie ook over tientallen jaren nog te openen en te begrijpen is. Zo blijft het digitale erfgoed van Drenthe behouden én toegankelijk voor iedereen.
Wat bewaren we?
In het e-depot slaan we born digital archieven op: documenten die vanaf het begin digitaal zijn gemaakt. Denk hierbij aan:
• e-mails en notulen;
• digitale rapporten of databases;
• foto’s, video’s en websites.
We bewaren digitale archieven van:
• Overheidsorganisaties in Drenthe, zoals gemeenten en waterschappen;
• Particuliere archiefvormers die waardevolle, digitale collecties willen veiligstellen
We doen dit in nauwe samenwerking met de Drentse gemeenten, de provincie en andere partners. Samen zorgen we ervoor dat digitaal erfgoed niet verloren gaat.
Meer weten over digitaal archiveren en het Drentse e-depot?
Wil je weten wat digitaal archiveren betekent voor jou of jouw organisatie? Of heb je andere vragen over het e-depot? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder!