Inleiding

Het is al even geleden, maar in de zomer van 2019 waren alle Drentse Gemeenten en de Provincie bij het Drents Archief om kennis en ervaring te delen op het gebied van digitaal archiveren. We bespraken de mogelijkheden voor het gebruik van een e-depot. Toegankelijkheid van de archieven is een belangrijk onderdeel bij het gebruik van een e-depot. Binnen Drenthe willen we in de toekomst onze digitale archieven vanuit één portaal kunnen raadplegen, een zogenaamde Drentse raadpleegschil voor digitaal archief uit Drenthe. Het Drents Archief zou de mogelijkheden van zo’n raadpleegschil verder onderzoeken. Provincie Drenthe en de gemeenten Meppel, Noordenveld, Tynaarlo, Assen, Emmen en het Drents Archief zijn geïnteresseerd in deze oplossing.

Voorbereiding

In het najaar van 2019 hebben we een opzet gemaakt voor een raadpleegschil. Het doel ervan was duidelijk: informatie uit verschillende e-depots ontsluiten op één plek. Dit kan informatie zijn uit het e-depot van het Drents Archief of vanuit een e-depot van een Drentse organisatie. Zo is de Drentse geschiedenis op een centrale plek terug te vinden voor burgers, onderzoekers en andere geïnteresseerden.

Het idee van de Drentse raadpleegschil hebben we samen uitgewerkt in onderstaande afbeelding. Hierbij hebben we samen nagedacht over de functionaliteiten die een raadpleegschil moet hebben, het gebruik van uniforme metadata en hebben we uitgangspunten opgesteld.

De uitwerking van de raadpleegschil hebben we begin 2020 gedeeld met alle Drentse gemeenten en het commentaar hebben we verwerkt.

Marktverkenning

Om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden in de markt hebben we een marktverkenning uitgezet. Er kwamen verschillende reacties van leveranciers op deze marktverkenning. In oktober hebben we van verschillende leveranciers een demonstratie gekregen van hun product. De demonstraties waren erg gevarieerd, van e-depot inclusief raadpleegfunctionaliteit tot aan een uitgebreide schil met diverse functionaliteiten. Door deze demo’s kregen we een goed beeld van de mogelijkheden, maar het sloot nog niet precies aan bij de wensen en uitgangspunten die we eerder hebben benoemd. Het gaf ons het inzicht om het idee van de Drentse Raadpleegschil nog verder uit te werken.

Vervolg

Het Drents Archief bereidt met een aantal organisaties een pilotperiode voor het e-depot voor. Met de Provincie zijn we voornemens om een pilot te richten op het raadplegen. Hierbij gaan we verder onderzoeken welke mogelijkheden er al zijn en hoe we het idee van de centrale raadpleegschil kunnen concretiseren. Hierbij houden we alle Drentse gemeenten op de hoogte van de ontwikkelingen.
Naast samenwerking met de raadpleegschil praten we alle Drentse organisaties periodiek bij over de recente ontwikkelingen op het gebied van het e-depot. Daarnaast organiseren we ook kennissessies. Op 21 januari staat een sessie gepland waarin we in het kader van een kwaliteitssysteem samen nadenken over een ‘informatieplattegrond’.

Mocht je vragen hebben over de raadpleegschil of andere vragen hebben over het e-depot? Laat het dan weten via e-depot@drentsarchief.nl.