Excerpt: Wij ontwikkelen in samenwerking met de Drentse gemeenten en provincie een e-depot

Wat is een e-depot?

De overheid werkt steeds meer digitaal. Dit betekent dat de archieven die zij vormen ook steeds meer digitaal zijn. Deze informatie wordt daarom digitaal opgeslagen en beheerd. Dit vraagt een nieuwe manier van archiveren, maar ook een andere werkwijze en andere kennis. Bovendien ontstaat de behoefte aan een passende, digitale archiefbewaarplaats waarin digitale informatie betrouwbaar en duurzaam beheerd en beschikbaar gesteld kan worden. Dit noemen we een e-depot.

Wat doet het e-depot?

Het e-depot kan gezien worden als een combinatie van organisatie, beleid, processen, procedures, personeel, financieel beheer, databeheer, databeveiliging en hard- en software. In de praktijk betekent dit dat naast een digitale opslag, er nog veel meer geregeld moet worden. Voor het veilig stellen van digitale informatie is veel kennis en kunde nodig, dat begint al bij het ontstaan van het archiefstuk bij de archiefvormer. Door de jaren heen moeten deze archiefstukken beschermd worden tegen risico’s, zoals het niet meer kunnen openen en lezen van een bestand. Hiervoor moet o.a. de juiste techniek beschikbaar zijn, moet beleid gevormd worden, moeten de juiste procedures gevolgd worden en heb je mensen nodig die weten wat ze doen. Deze combinatie vind je in een e-depot.

Welke informatie neem je op in een e-depot?

In het e-depot nemen we digital born archiefstukken op. Dit zijn archiefstukken die digitaal gevormd zijn en geen papieren versie (meer) kennen. Het digital born materiaal van overheidspartners uit Drenthe, maar ook van particulieren, wordt uiteindelijk opgenomen in het e-depot. Zo ontstaat naast de huidige papieren archiefbewaarplaats, een toekomstbestendige digitale archiefbewaarplaats voor Drentse archieven. Deze digitale collecties kunnen vervolgens door het publiek online geraadpleegd worden via de website van het Drents Archief of ter plaatse via één van de computers in onze studiezaal.