Het Drents Archief beheert authentieke bronnen van overheden, particulieren en bedrijven in Drenthe. Het gaat hierbij om het duurzaam bewaren van zowel papieren als digitale informatie. Onze papieren archieven bewaren we een in een fysiek depot waarin ze onder de juiste omstandigheden, zoals tempartuur en luchtvochtigheid worden bewaard zodat we het over 100 jaar ook nog kunnen raadplegen.
Het bewaren van digitale informatie voor een langere periode vraagt om heel andere maatregelen. Zo is het bestandsformaat en de software om dit bestandsformaat uit te lezen essentieel. Want is een formaat verouderd, dan bestaat de mogelijkheid dat het bestand niet meer kan worden geopend. Ook kunnen bestanden na verloop van tijd onleesbaar worden door zogenaamde bitrot, hierbij raken bestanden beschadigd zodat de ‘bits’ niet meer naar behoren werken.

Om digitale informatie goed te kunnen bewaren plaatsen we het in een digitale archiefbewaarplaats. Z’n digitale bewaarplaats noemen we een e-depotvoorziening. Met een e-depotvoorziening kunnen bestandsformaten vervangen worden voor een nieuwer duurzaam formaat, waarbij het originele bestand behouden blijft. Ook worden er continue controles uitgevoerd zodat de digitale informatie leesbaar blijft. Zo kan informatie duurzaam worden bewaard, beheerd en ter beschikking worden gesteld om te raadplegen.

Selectietraject e-depotvoorziening

Het Drents Archief heeft de afgelopen maanden een traject doorlopen voor de aanschaf van een e-depotvoorziening aan de hand van een Pakket van Wensen en Eisen. Het duurzaam kunnen beheren van informatie is een belangrijke eis. Daarnaast moet het systeem flexibel zijn, zodat gebruikers de informatie op een eenvoudige manier kunnen raadplegen. Tot slot moet de e-depotvoorziening aansluiten bij het pilottraject dat we doorlopen met diverse Drentse overheden.

Preservica Ltd

We hebben verschillende partijen met elkaar vergeleken in een aanbestedingsprocedure. Uiteindelijk hebben we gekozen voor Preservica Ltd. Dit bedrijf biedt een e-depotvoorziening die aansluit bij onze eisen en wensen en heeft daarnaast de beste prijs-kwaliteitverhouding. Het systeem van Preservica Ltd. wordt niet alleen in Nederland door verschillende organisaties gebruikt, het bedrijf heeft wereldwijd veel klanten.

Komende maand beginnen we met de implementatie van het systeem, hierbij richten we de e-depotvoorziening in en gaan we het testen. We verwachten rond de zomer de eerste digitale informatie van onze pilotdeelnemers op te kunnen nemen. Met de gemeente Meppel zijn we al druk bezig met de voorbereidingen.

Meer weten?

Heb je vragen over onze e-depotvoorziening of over de pilots? Neem gerust contact op met team e-depot via: e-depot@drentsarchief.nl