De eerste pilots zijn afgerond, een mooie mijpaal voor het Drents Archief en de samenwerkingspartners. Het project e-depot is twee jaar geleden gestart en inmiddels doen er vier organisaties mee aan de pilotperiode. Hieronder vind u een korte samenvatting van de resultaten. Zie voor een uitgebreide toelichting de evaluatierapporten. 

Pilot metadatering met gemeente Meppel (2022)

In deze pilot is onderzocht of de metadatering en exportfunctionaliteit van het zaaksysteem voldoet aan de aansluitvoorwaarden van het e-depot. Vrijwel alle essentiële metadatering wordt door de gemeente Meppel vastgelegd in de applicatie. Echter voldoet de exportfunctionaliteit van het zaaksysteem niet aan de gestelde eisen. Zo ontbreekt er metadata in de export, is er geen goede structuur en voldoet de metadatering niet aan de TMLO.  Er is doorontwikkeling vanuit de leverancier nodig om ervoor te zorgen dat de exportfunctionaliteit voldoet aan de juiste eisen. Door het uitvoeren van de pilot is de kennis over metadatering vergroot en kan de gemeente aan de slag om verbeteringen door te voeren.

Bekijk het evaluatierapport van de pilot met de gemeente Meppel.

Pilot videotulen gemeente Emmen (2022)

In deze pilot is onderzocht of videotulen van oudere raadsvergaderingen overgebracht kunnen worden naar het e-depot, en of nieuwe raadsvergaderingen ook in een relatief korte periode vervroegd overgebracht kunnen worden. Het is gelukt om drie videoverslagen (videotulen) van de oude vergaderingen succesvol over te brengen naar het e-depot. Daarnaast is het ook mogelijk om videotulen vervroegd over te brengen, maar niet binnen de gestelde termijn van drie weken. Dit komt omdat er veel handmatige acties nodig zijn, zoals de metadatering, het vastleggen van de sprekersinformatie en de ondertiteling. 

Een extra uitdaging in de pilot was dat de gegevens in verschillende bronsystemen waren opgeslagen, het samenstellen van de export kost hierdoor extra tijd en was foutgevoelig. Met het inzetten van de RM-Tool hebben we hier verbetering in kunnen doorvoeren zodat de opname in het e-depot is gelukt. 

Bekijk het evaluatierapport van de pilot met de gemeente Emmen. 

Naar aanleiding van deze pilot gaf onze collega Alice Strating, adviseur e-depot, op 3 november 2022 een webinar voor de VNG in het kader van de week van Grip op Informatie. Het webinar is terug te kijken op YouTube

Pilot videotulen provincie Drenthe (2022)

In deze pilot is onderzocht hoe videotulen van de provincie via een koppelvlak direct vanuit de bronapplicatie overgebracht kunnen worden naar het Drents Archief. Het was een succesvolle pilot met veel mooie resultaten. Zo kunnen de videotulen zelfstandig door de provincie worden aangeleverd en worden deze in het e-depot door het Drents Archief duurzaam beheerd. Hiermee wordt de houdbaarheid van deze informatie voor lange tijd gegarandeerd. Tijdens de pilot kwamen een aantal aandachtspunten naar voren waarmee de kwaliteit van de videotulen kan worden verbeterd, deze aanbevelingen worden momenteel verder opgepakt. Daarnaast wordt er nagedacht hoe we de videotulen officieel kunnen overbrengen naar het e-depot.

Bekijk het evaluatierapport van de pilot met de provincie Drenthe. 

Pilot gemeente Borger-Odoorn (2022)

De gemeente Borger-Odoorn werkt sinds de invoering van het Document Management Systeem (DMS) in 2008 digitaal. In de periode dat het DMS actief was (2008-2020), was de stelregel: fysiek archief is leidend. In de praktijk is dit niet altijd nageleefd. Tijdens de migratie van het DMS naar een andere opslaglocatie werd duidelijk dat niet alle dossiers fysiek compleet zijn. Hierdoor is er sprake van hybride dossiers, waarbij er van een dossier zowel een digitaal als fysiek dossier gevormd is, die meestal niet gelijk is. In deze pilot hebben we in kaart gebracht welk deel van het archief nu daadwerkelijk hybride is en hoe het staat met de kwaliteit van deze dossiers. Daarnaast hebben we onderzocht wat de meest geschikte manier is om deze hybride dossiers om termijn over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Hiervoor zijn diverse oplossingsrichtingen in kaart gebracht en de meest geschikte oplossing is verder uitgewerkt

Bekijk het evaluatierapport van de pilot met de gemeente Borger-Odoorn. 

Meer weten over de resultaten van de pilots? Neem contact op via e-depot@drentsarchief.nl.