Door: Hannelief Schipper
Dat het Drents Archief veel online heeft staan, is nu vanzelfsprekend. Maar dat was het niet altijd. Sinds 1990 is langzaam steeds meer digitaal beschikbaar gemaakt: foto’s, kranten en documenten zijn gescand en stamboomgegevens zijn doorzoekbaar gemaakt. In de Nederlandse archiefwereld is het Drents Archief een koploper geweest op het gebied van digitaliseren. De afgelopen dertig jaar is dit mogelijk gemaakt door medewerkers en een groot aantal vrijwilligers, zo hebben zij scans gemaakt, gegevens ingevoerd in de computer en de gegevens gecontroleerd.
Aanvragen op de studiezaal
Als bezoeker had je weinig te maken met de eerste computers in het archief. Deze werden gebruikt door medewerkers om het archief te beheren. Op 2 januari 1991 kwam hier echter verandering in: het systeem Archeion werd in het Drents Archief geïntroduceerd. Vanaf nu konden bezoekers een archiefstuk aanvragen via een computer op de studiezaal. Voor 1991 had de bezoeker een ‘aanvraagbriefje’ nodig, dat met de hand moest worden ingevuld en meegegeven aan de studiezaalmedewerker. In 1992 ontwikkelde het Drents Archief samen met de archieven van Friesland en Noord-Brabant een nieuw computerprogramma: LIAS (Leeszaal Informatie en Aanvraag Systeem). In dit programma werden alle inventarissen van het archief opgenomen.
Een website en rondleiding
Niet alleen ging de studiezaal van het Drents Archief digitaal werken met programma's zoals LIAS, ook online experimenteerde het archief er in de jaren 90 op los. In 1996 opende het Drents Archief als tweede Rijksarchief een eigen webpagina, nog niet op een eigen webadres, maar op een pagina van de Overijsselse Bibliotheek-website, op deze website was informatie te vinden over andere archieven en bibliotheken. De pagina was niet heel uitgebreid. Rijksarchivaris Jan Bos noemde het een ‘uitgebreide advertentie’. Hier kon de bezoeker algemene informatie vinden over het archief, zoals het adres en welke cursussen werden aangeboden. Daarnaast was er een digitale rondleiding te vinden op de site, waar de bezoeker vanuit huis het gehele archiefgebouw kon bekijken. Het Drents Archief beweerde trots: “Nergens kun je vanaf de voordeur via gangen en trappen je eigen weg zoeken, laat staan dat je de koffiekamer of de wc’s kunt bewonderen.” Helaas is er weinig bewaard gebleven van deze rondleiding, en is het niet meer mogelijk om het Drents Archief uit die tijd digitaal te bezoeken.
In 1999 kreeg het archief een eigen website: www.drentsarchief.org. Ook op deze site stond vergelijkbare informatie als op de pagina van de Bibliotheek Overijssel. Rond 2003 werd het mogelijk voor onderzoekers om in de collectie van het archief te zoeken. Deze stukken kon de bezoeker vervolgens in de studiezaal aanvragen om in te zien. Hierdoor waren bezoekers goed voorbereid als zij in het archief kwamen. De website was daarnaast een toegangspoort naar andere websites en projecten van het Drents Archief, bijvoorbeeld de website DrenLias, waar familieonderzoek kon worden gedaan.
DrenLias
In 1996 startte een nieuw project bij het Drents Archief: alle gegevens uit geboorte-, trouw- en overlijdensakten werden in een computerprogramma ingevoerd en deze gegevens werden vervolgens doorzoekbaar gemaakt. Speciaal voor dit project werden wel zestig vrijwilligers geworven die hielpen bij het invoeren van de gegevens. Het Drents Archief was met dit project een voorloper op het gebied van gedigitaliseerde genealogische bronnen. Met het programma ‘DrenLias’ wilde het archief een stoffig imago van zich afschudden en zich aanpassen aan de moderne digitale wereld. Tussen 1996 en 2002 werden zo’n 700.000 akten gescand en doorzoekbaar gemaakt. De akten waren in die tijd nog niet gescand, maar je kon met 'DrenLias’ toch alle gegevens uit de aktes inzien om met de nieuwe gegevens de stamboom uit te breiden. In het medewerkersblad van het archief werden de mogelijkheden voor familieonderzoekers als volgt uitgelegd:
Stel dat U een bepaalde naam, in een bepaalde plaats en ook nog een bepaalde periode zoekt. In plaats van eindeloos in Burgerlijke stand en/of Doop-Trouw en Begraaf registers te zoeken tikt U deze gegevens in en de computer geeft U razendsnel het antwoord. Desgewenst kunt U het origineel er dan nog even bij pakken.
DrenLias kon niet vanuit huis worden geraadpleegd. Daarom bevond zich vanaf 2001 een speciale computer met DrenLias in de studiezaal. De introductie van de computer in de studiezaal zorgde voor hoofdpijn bij de bezoekers. Zo kon het programma alleen bestuurd worden met een muis: sommige mensen waren gewend hun computer met toetsen te bedienen, waardoor zij DrenLias een ingewikkeld programma vonden. Maar na verloop van tijd, en enkele aanpassingen, veranderde dit gevoel en werd DrenLias steeds belangrijker in Drents familieonderzoek.
Omdat onderzoekers alleen toegang hadden tot DrenLias in de studiezaal, was het programma niet voor iedereen toegankelijk. Om hier verandering in te brengen, werd in 2000 een computer met DrenLias in de bibliotheek van Meppel neergezet. Vervolgens ging een computer met DrenLias op toer door de hele provincie Drenthe.
In 2001 ging GenLias, de landelijke versie van DrenLias, online. GenLias kwam voort uit de samenwerking van alle rijksarchieven in Nederland, in de rijksarchieven werd namelijk de burgerlijke stand bewaard. In 1995 hadden de rijksarchieven besloten om samen genealogische gegevens op één website digitaal beschikbaar te maken. Regionale versies zoals DrenLias dienden als voorproeven ter voorbereiding op GenLias. GenLias kende echter veel opstartproblemen, in 2002 was GenLias door de vele websitebezoekers langzaam en constant uit de lucht.
Doordat DrenLias nog steeds in de bibliotheken en de studiezaal van het archief toegankelijk was, bleef het voor Drentse familieonderzoekers mogelijk om hun stamboom digitaal uit te pluizen. Vanwege de problemen bij GenLias zochten andere provincies ook een oplossing in regionale versies van GenLias en namen zij het Drents model van DrenLias over.
Door de problemen bij GenLias bleven regionale onderzoeksprogramma's belangrijk en werd er in 2003 een grote stap gezet: DrenLias kwam online beschikbaar. Hierdoor had iedereen, als je tenminste internet had, vanuit huis toegang tot het computerprogramma. DrenLias.nl was een groot succes, in 2004 bezochten namelijk 35.000 bezoekers de website. Het aantal digitale bezoekers lag daarmee aanzienlijk hoger dan bezoekers aan de studiezaal, waar jaarlijks zo'n 8000 mensen langskwamen, inclusief scholieren en deelnemers aan activiteiten. De populariteit van digitaal familieonderzoek blijft groot, de huidige genealogiepagina op de website van het Drents Archief blijft goedbezocht.
Het Drents digitaal fotoarchief
Vanaf het jaar 2000 begon het Drents Archief met het digitaliseren van historische foto's. Vergelijkbaar met DrenLias was dit een groot project, en veel werk werd ook hier door vrijwilligers verzet. Er waren ook grote verschillen. De bronnen voor genealog
isch onderzoek bevonden zich voor het grootste deel in het depot van het Drents Archief in Assen. Foto’s werden daarentegen bewaard door veel verschillende organisaties in de provincie. Daarom werd voor het Drents Digitaal Fotoarchief veel samengewerkt met verschillende Drentse historische organisaties, van historische verenigingen tot gemeentearchieven.
Op een genealogische bron zoals een geboorteakte staat altijd vaste informatie: een naam van het kind, de ouders en de geboortedatum. Om de bewuste geboorteakte makkelijk te kunnen vinden, is het belangrijk dat er op deze informatie kan worden gezocht. Een afbeelding is daarentegen moeilijker om doorzoekbaar te maken: één beeld spreekt namelijk meer dan duizend woorden. Toch zijn er verschillende kenmerken die aan elke foto konden worden toegeschreven, zoals de plaats waar de foto is gemaakt en de organisatie waar de originele afbeelding bewaard werd.
De eerste jaren werd het Drents fotoarchief niet bewaard op het internet, maar op CD-roms. Je kent het vast nog wel, de schijven waar computerbestanden op werden bewaard. Op elke schijf passen zo'n 1100 foto’s. Om de tegenwoordige digitale fotocollectie van het Drents Archief te bewaren heb je meer dan 200 CD-roms nodig. Men koos destijds voor CD-roms, omdat de bestanden nog te groot waren voor het internet. Zowel het Drents Archief als de organisatie waar de originele foto’s vandaan kwamen, zoals historische verenigingen en gemeentearchieven, kregen een kopie van de CD-rom. Op deze manier hadden bezoekers bij het Drents Archief toegang tot het hele Drents fotoarchief en waren foto’s regionaal te bekijken. Regelmatig werd het feestelijk gevierd als het fotoarchief van een dorp of stad was gedigitaliseerd. Zo ontving burgemeester Verkerk van de gemeente Noordenveld in 2000 twee CD-roms waarop het gedigitaliseerde fotoarchief van zijn gemeente stond. Ook waren CD-roms te koop bij regionale historische verenigingen, zo kon je achter de computer historische foto’s van jouw dorp bekijken.
Burgemeester Verkerk (rechts) ontving het fotoarchief van zijn gemeente Noordenveld, 2000
In september 2002 werd het mogelijk om een gedeelte van de gescande foto’s op het internet te doorzoeken. Op de website www.drentsfotoarchief.nl kon de bezoeker foto’s uit het verleden van woonplaatsen, historische portretten van Drenten en meer vinden in een collectie van ongeveer 11.000 foto’s. Deze afbeeldingen waren van lage kwaliteit, daarom moest je voor scherpe scans nog steeds gebruikmaken van de CD-roms. Het digitaliseren van Drentse historische afbeeldingen blijft tot vandaag doorgaan. Tegenwoordig is het Drents fotoarchief te vinden op de website van het Drents Archief, en is het aantal foto’s gegroeid naar meer dan 250.000 afbeeldingen.
E-depot
De digitalisering van de archiefwereld van het Drents Archief blijft tot de dag van vandaag doorgaan. Niet alleen papieren stukken worden gescand om digitaal bewaard te worden, er bestaan ook ‘digital born’ documenten. Dit zijn documenten die gemaakt zijn met digitale middelen, en het zijn dus geen fysieke stukken op papier. Alhoewel een digitaal bestand niet leidt onder omstandigheden waar papier onder kan lijden, zoals vocht of brand, zijn er wel andere problemen die de bestanden in de toekomst ontoegankelijk kunnen maken. Computerprogramma’s raken bijvoorbeeld verouderd of moderne computers hebben geen poorten voor oude digitale dragers. Een moderne laptop heeft bijvoorbeeld geen station meer voor een floppydisk uit de jaren 80.
Om te zorgen dat digital born documenten van Drentse overheden toegankelijk blijven, legt het Drents Archief sinds 2020 een e-depot aan. Uiteindelijk zal dit e-depot van alle Drentse archieven toegankelijk worden gemaakt via de website van het Drents archief.
Tussen 1990 en 2005 werd de basis gelegd voor het digitale Drents Archief, en de digitalisering blijft tot op het heden doorgaan. Misschien heb jij de websites van DrenLias of het Drents digitaal fotoarchief 20 jaar geleden al bezocht. In deze blog zijn niet alle projecten genoemd, het DAVA (het Drents Audio Visueel Archief), projecten zoals podcasts en webexposities zijn ook op de website van het Drents Archief te vinden. Toch is het duidelijk geworden hoe belangrijk het Drent Archief was voor het digitaliseren van archieven in Nederland.
De oude websites van het archief zijn nog steeds te bezoeken via de Wayback Machine oftewel: het archief van het internet. Voel je vrij om door de oude websites te scrollen.
- DrenLias.nl, 2004.
- Drents Archief op de website van de Overijsselse Bibliotheek, 1998.
- Drentsfotoarchief.nl, 2003.
- Drentsarchief.org, 2004.