1 december 2021
Om informatie goed uit te kunnen wisselen en duurzaam te bewaren in het e-depot volgen we de standaarden TMLO en diens opvolger MDTO. Maar de pilots met de provincie Drenthe en diverse Drentse gemeenten tonen aan dat metadata op de juiste manier aanleveren bij het e-depot toch lastig kan zijn. Om dit proces te vereenvoudigen heeft het Drents Archief een RecordsManagement Tool (RMTool) aangeschaft. Hiermee kunnen we zorgdragers ondersteunen om informatie die opgenomen moet worden in het e-depot op een juiste manier aan te leveren.
De RMTool voert de zogenaamde pre-ingest werkzaamheden uit. Het voert controles uit op de informatieobjecten die opgenomen moeten worden in het e-depot en zet de informatieobjecten in de juiste structuur, de zogeheten sidecar structuur. Op deze manier hoeft de archiefvormer (bijv. een gemeente) zelf geen ingewikkelde export te maken maar leveren ze, naast de bestanden, de bijbehorende metadata aan in een vast Excel-format. Het Drents Archief zorgt er vervolgens met behulp van de RMTool voor dat deze informatie op de juiste manier wordt klaargezet om opgenomen te worden in het e-depot.
Kwaliteitsbewaking
Naast het voorbereiden van de ingest wordt de RMTool ook ingezet voor het uitvoeren van controles waaronder de controle op dubbele dossiers en documenten, ZIP-bestanden, beveiligde documenten en bestandformaten. Hiermee zorgen we ervoor dat de informatie die opgenomen wordt in het e-depot van goede kwaliteit is. Op deze manier garanderen we duurzame opslag en verbeteren we de toegankelijkheid.
Begin 2022 hopen we de eerste pilots af te ronden en delen we nog meer bevindingen.
Wil je op de hoogte gehouden worden of ben je benieuwd naar de uitkomsten van deze pilots? Neem dan contact met ons op via e-depot@drentsarchief.nl