30 november 2022
Als professioneel beheerder van cultuurhistorische informatie - van zowel de archieven van de provincie, andere gemeenten en talloze andere instanties in de provincie Drenthe - is het Drents Archief het geheugen van de Drentse samenleving. De overgang naar een digitaal tijdperk brengt op het gebied van archiveren nieuwe uitdagingen met zich mee. Zo verdwijnen ‘papieren’ documenten, zoals bouwtekeningen, verslagen van raadsvergaderingen, kaarten en bijvoorbeeld foto’s naar de achtergrond om plaats te maken voor hun digitale opvolgers. Het Drents Archief heeft als taak beide archiefbescheiden, die bewaard moet blijven voor de toekomst, te beheren en duurzaam toegankelijk te houden. Hiermee bedoelen wij dat ze te allen tijde vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig moeten zijn. Alleen kan digitale informatie uiteraard niet verpakt worden in dozen om vervolgens onder de juiste temperatuur bewaard te worden in ons fysieke archief. Andere bewaartechnieken zijn dus vereist. Hoe doen wij dit?
Preserveren in een e-depot
Het Drents Archief heeft een e-depot om digitale informatie duurzaam te beheren. Binnen dit depot speelt preserveren een belangrijke rol om aan bovengenoemde eisen te voldoen. Het Drents Archief beschouwd preserveren als ‘het op zodanige wijze vastleggen, bewaren en beheren van informatieobjecten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.’ In de praktijk betekent dit wij niet alleen uitvoerig naar het digitale informatieobject zelf moeten kijken, maar ook aanverwante procedures, processen en kaders helder en gestructureerd moeten beschrijven en vastleggen.
Het eindresultaat van dit proces heeft geresulteerd in het preserveringsbeleid betreffende digitale informatie waarin de volgende onderdelen aan bod komen om het verhaal van Drenthe in lengte van dagen te kunnen blijven vertellen:
- Het soort digitale informatie die het Drents Archief in beheer neemt;
- Een nadere uitleg over preserveren. Hierin wordt dieper ingegaan op onze begripsbepaling, de functies voor duurzaam beheer vanuit het OAIS-model en de kern van preserveren;
- Een overzicht van standaarden, wettelijke kaders en verantwoordelijkheden. Dit betreft een bundeling van (inter)nationale richtlijnen en standaarden, duidelijke afspraken en kwaliteitseisen die bij het preserveren noodzakelijk zijn;
- Een praktijkgerichte toepassing, opgedeeld volgens drie niveaus. Op strategisch niveau geven wij aan waar we in de toekomst naar toe willen, op tactisch niveau welke middelen en activiteiten wij hiervoor nodig hebben en op operationeel niveau welke acties en processen het Drents Archief daarvoor moet uitvoeren.
Wilt u meer lezen?
Bekijk dan eens ons preserveringsbeleid. U kunt het document ook raadplegen via het overzicht met Handige documenten.