30 november 2022
Kick-off nieuwe pilot gemeente Borger Odoorn
Na afronding van de eerste pilot is op 6 oktober 2022 is een tweede pilot van start gegaan met de gemeente Borger Odoorn. Deze pilot gaat de mogelijkheden onderzoeken voor het uitplaatsen van vernietigbare archieven naar het e-depot. Een e-depot wordt meestal ingezet voor archieven die voor eeuwig bewaard moeten worden en volgens de Archiefwet binnen twintig jaar openbaar gemaakt moeten worden aan het publiek. Beleid, procedures en de technische voorziening zorgen ervoor dat die informatie duurzaam bewaard kan worden en beschikbaar is. Bij de gemeente Borger-Odoorn bestaat er naast het te bewaren archief ook archief dat voor een lange periode bewaard moet blijven, maar uiteindelijk wel moet worden vernietigd. Dit archief moet gedurende de bewaarperiode ook duurzaam bewaard worden. De vraag die in deze pilot centraal staat is of een e-depot hierin kan voorzien. We zoeken daarbij uit welke processen vanaf welke termijn voor uitplaatsing in aanmerking komen. Ook zal in kaart gebracht worden hoe de vernietigingsprocedure vorm kan krijgen en waar daarbij de verantwoordelijkheden liggen. Deze nieuwe pilot zal begin 2023 worden afgerond.
Voortgang overige pilots
Samen met de provincie Drenthe zijn we bezig met het opnemen van geoinformatie in het e-depot. We hebben een selectie gemaakt van een aantal GIS-bestanden (GIS staat voor geografisch informatiesysteem). Dit zijn digitale kaarten met geografische informatie die momenteel zijn opgeslagen in een database van de provincie. Een eerste testopname van zo’n digitale kaart is succesvol verlopen. Er is ook een metadata-mapping uitgevoerd tussen de metadatastandaard voor geo-informatie en de metadatastandaard voor duurzaam te bewaren informatie (TMLO). Er zullen nog een aantal andere testopnames worden uitgevoerd en we onderzoeken daarnaast ook welke oplossingsrichtingen er zijn voor het beschikbaar maken van de GEO-bestanden vanuit het e-depot. Bij deze pilot is ook Geonovum aangehaakt, het expertisecentrum op gebied van geo-informatie in Nederland.
Samen met de gemeente Meppel bekijken we welke applicaties informatie bevatten die duurzaam bewaard moet worden. Dit beoordelen we aan de hand van onder meer de eisen voor duurzame toegankelijkheid (DUTO-eisen). Momenteel zijn we bezig met een reeks interviews met beheerders van relevante applicaties om in kaart te brengen waar (lang) te bewaren informatie is vastgelegd en in hoeverre het voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar bestandsformaten, metadata, vindbaarheid en beveiliging. We verwachten in het eerste kwartaal 2023 de resultaten te kunnen presenteren in een speciaal voor dit doel ontwikkeld dashboard.
Met de gemeente Emmen onderzoeken we of informatie dat in hun DMS is opgeslagen, opgenomen kan worden in het e-depot. Hierbij wordt gekeken of het voldoet aan de eisen voor overbrenging eisen van het e-depot en ook of vervroegde overbrenging mogelijk is. Binnenkort zullen de eerste testopnames in het e-depot worden uitgevoerd. De uitkomsten van deze pilot worden begin 2023 verwacht.
Wil je geïnformeerd worden over de ontwikkelingen van deze pilots? Rechts op deze pagina kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief. Of klik hier om op de hoogte te blijven.