Samenwerken in Drenthe

In Drenthe wordt steeds meer samengewerkt op het gebied van digitale archivering. Door kennis te delen en samen na te denken over onderwerpen uit de archiefwereld zoals kwaliteitssystemen, vernietiging, vervanging en metadatering werken we aan de verbetering van de informatiehuishouding van een organisatie. Vanuit het Drents Archief worden sessies georganiseerd om deze samenwerking en kennisdeling te bevorderen. Zo zijn er inmiddels verschillende sessies georganiseerd. Hieronder worden deze sessies nader toegelicht.

Regiobijeenkomst Kwaliteitssysteem en MDTO

Tijdens de regiobijeenkomst met het Drents Archief en alle Drentse gemeenten is nagedacht over twee onderwerpen: het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Het doel van deze bijeenkomst was kennisdeling over het onderwerp kwaliteitssysteem. Na een korte toelichting op het belang van een kwaliteitssysteem en de werking van KIDO werden de deelnemers in groepen verdeeld. Elke groep werd met een aantal onderwerpen van KIDO aan het werk gezet. In totaal waren er drie opdrachten, te weten:

  • Opdracht 1: noteer in het KIDO-schema hoe je eigen organisatie ervoor staat;
  • Opdracht 2: deel deze ervaringen met je groep;
  • Opdracht 3: concludeer op welke onderdelen je informatie kunt brengen en waar je graag informatie wilt halen.

De uitkomsten zijn plenair teruggekoppeld. Tijdens deze terugkoppeling kwamen praktijkervaringen voorbij van de deelnemende gemeenten. Ook werd duidelijk aan welke onderdelen nog gewerkt moet worden.

Het tweede onderwerp dat werd behandeld is MDTO. Het Nationaal Archief nam de deelnemers mee in de ontwikkelingen over dit onderwerp. Na een korte uitleg over wat MDTO precies is, werd er uitleg gegeven over de verschillen met TMLO. Wat verandert er precies? Wat biedt MDTO en hoe geef je er als organisatie vorm aan? Duidelijk uitgangspunt is dat je als zorgdrager zelf aan zet bent om hiermee aan de slag te gaan. Zodra de MDTO definitief is vastgesteld wordt hier in samenwerkingsverband verder vorm aan geven.

Informatiesessie 1. Informatieplattegrond

Op 10 februari is een vervolg gegeven aan het onderwerp KIDO. Tijdens deze bijeenkomst, georganiseerd door Drents Archief en de gemeente Borger- Odoorn, stond de informatieplattegrond centraal. Elke organisatie is volgens de Archiefwet verplicht om een dergelijke informatieplattegrond op te stellen. Daarmee maak je inzichtelijk waar welke informatie wordt vastgelegd in de organisatie, of de informatie permanent bewaard moet blijven of op termijn vernietigbaar is en hoe er bijvoorbeeld wordt omgegaan met metadatering en bestandsformaten.

Onze relatiebeheerder startte de sessie met een introductie op het onderwerp en lichtte de nut en noodzaak van een informatieplattegrond toe. Om onderling ervaringen te delen werd na deze introductie een quiz gestart waarin de deelnemers zelf aan het woord kwamen om hun ervaringen konden delen. Vervolgens vertelde Adviseur e-depot, Alice Strating, over haar ervaringen bij andere organisaties en deelde verschillende voorbeelden. Drentse ervaring werd gedeeld door Marieke Doezé, kwaliteitsmedewerker bij de gemeente Borger-Odoorn. Afgelopen jaar heeft ze een informatieplattegrond opgesteld. Over dit traject deelde ze waardevolle tips en trucs. Omdat de meeste deelnemers nog geen informatieplattegrond hebben opgesteld of hier nog niet mee bezig zijn, hebben we afgesproken om hierin samen op te trekken. 

Informatiesessie 2. Terugkoppeling pilots en beoordelen informatieplattegrond 

Op 28 september 2021 is er een tweede informatiesessie gehouden voor alle Drentse gemeentes en provincie. Tijdens deze bijeenkomst, georganiseerd door Drents Archief en de gemeente Borger-Odoorn, stonden de uitwisseling van ervaringen in de e-depot pilots en de informatieplattegrond centraal. De pilots van het e-depot zijn van start gegaan en we kunnen de eerste bevindingen communiceren. Dit werd besproken in het ochtendprogramma. Elke pilotdeelnemer heeft een presentatie gegeven over de lopende pilot. Hierbij werd onder andere besproken wat de leerpunten waren en de ervaringen tot nu toe. Het Drents Archief gaf bij elke presentatie een terugkoppeling van hun ervaringen. Er werd afgesloten met een interactief gedeelte waarin alle aanwezige vragen konden stellen en aan konden geven wat ze terug willen zien in het evaluatierapport. 

Het middag gedeelte stond in het teken van de informatieplattegrond. Marieke Doezé van de gemeente Borger-Odoorn gaf een presentatie over het beoordelen van de informatieplattegrond door middel van het kaart in brengen van risico’s. Alice Strating van het Drents Archief deelde haar ervaringen ten aanzien van dit onderwerp. Als afsluiting zijn de gemeenten en provincie in groepjes aan de slag gegaan om hun eigen informatieplattegrond te beoordelen. De ervaring hiervan zijn onderling besproken. In de volgende sessie behandelen we MDTO. Wil je aanhaken bij het vervolg? Laat het ons weten via e-depot@drentsarchief.nl.

Raadplegen in een e-depot

Sinds 2019 werken we met een aantal gemeenten en de Provincie Drenthe aan het goed kunnen raadplegen van digitaal archiefmateriaal.

Heb je vragen of wil je meer informatie over de Drentse samenwerking? Neem dan contact op via e-depot@drentsarchief.nl