Samenwerken in Drenthe

In Drenthe werken we steeds meer samen op het gebied van digitale archivering. Door kennis te delen en samen na te denken over onderwerpen zoals digitaal archiveren, kwaliteitssysteem, vernietigen, vervanging en metadatering wordt de digitale informatiehuishouding verbeterd. Vanuit het Drents Archief organiseren we sessies om de samenwerking te bevorderen. Op deze pagina kun je hier meer over lezen.

Kwaliteitssysteem

In september 2020 hebben we met alle Drentse gemeenten nagedacht over twee onderwerpen: het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Uitgangspunt tijdens deze bijeenkomst was dat de deelnemers informatie konden halen, maar ook kwamen brengen door ervaringen te delen. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) begeleide het onderwerp kwaliteitssysteem. Na een korte toelichting op het belang van een kwaliteitssysteem en de werking van KIDO zijn de deelnemers in groepen verdeeld.  Elke groep werd met een aantal onderwerpen van de KIDO aan het werk gezet. Opdracht 1: noteer in het KIDO-schema hoe je eigen organisatie ervoor staat. Opdracht 2: deel deze ervaringen met je groep. Opdracht 3: concludeer op welke onderdelen je informatie kunt brengen en waar je graag informatie wilt halen. De uitkomsten werden plenair teruggekoppeld. Tijdens deze terugkoppeling kwamen een aantal mooie praktijkervaringen voorbij van organisaties. Maar er werd ook duidelijk aan welke onderdelen er nog gewerkt moet worden.

MDTO

In het tweede deel van de sessie nam het Nationaal Archief de deelnemers mee in de ontwikkelingen van de MDTO. Na een korte uitleg over wat MDTO precies is, werd er uitleg gegeven over de verschillen met de TMLO. Wat veranderd er precies? Wat biedt MDTO naast het metadata-schema en hoe geef je er als organisatie vorm aan. Duidelijke uitgangspunt is dat je als zorgdrager zelf aan zet bent om hier mee aan de slag te gaan. Zodra de MDTO definitief is vastgesteld gaan we hier in Drenthe verder vorm aan geven.

Informatieplattegrond

Op 21 januari geven we een vervolg aan de KIDO. We gaan dan inzoomen op de informatieplattegrond. Met een informatieplattegrond is er meer grip op de informatiehuishouding. Er is zicht op welke informatie in welke applicatie wordt verwerkt en hoe er wordt omgegaan met metadatering, bestandsformaten en of de informatie langdurig en duurzaam bewaard moet worden.
Tijdens deze sessie komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Waarom kan een informatieplattegrond niet ontbreken.
  • We geven voorbeelden van verschillende informatieplattegronden.
  • Gemeente Borger Odoorn deelt ervaringen bij het opstellen van een informatieplattegrond.
  • Delen we tips en trucs en gaan we aan de slag met een stappenplan voor het opstellen van een informatieplattegrond.

Raadplegen in een e-depot

Sinds 2019 werken we met een aantal gemeenten en de Provincie Drenthe aan het goed kunnen raadplegen van digitaal archiefmateriaal. Wil je hier meer over lezen? Klik dan naar ‘Onderzoek raadplegen in een e-depot’.
Heb je vragen of wil je meer informatie over de Drentse samenwerking? Neem dan contact op via e-depot@drentsarchief.nl.