Samenwerken in Drenthe

In Drenthe wordt steeds meer samengewerkt op het gebied van digitale archivering. Door kennis te delen en samen na te denken over onderwerpen uit de archiefwereld zoals digitaal archiveren, kwaliteitssystemen, vernietiging, vervanging en metadatering werken we aan de verbetering van de informatiehuishouding van een organisatie. Vanuit het Drents Archief worden sessies georganiseerd om deze samenwerking en kennisdeling te bevorderen. Zo is in september 2020 in samenwerking met het Nationaal Archief en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een kennissessie gehouden met het Drents Archief en alle Drentse gemeenten. Hieronder wordt deze sessie nader toegelicht.

Kwaliteitssysteem

Tijdens de regiobijeenkomst met het Drents Archief en alle Drentse gemeenten is nagedacht over twee onderwerpen: het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Het doel van deze bijeenkomst was informatie ophalen maar ook informatie brengen door ervaringen te delen. De VNG begeleidde het onderwerp kwaliteitssysteem.

Na een korte toelichting op het belang van een kwaliteitssysteem en de werking van KIDO werden de deelnemers in groepen verdeeld. Elke groep werd met een aantal onderwerpen van KIDO aan het werk gezet. In totaal waren er drie opdrachten, te weten:

  • Opdracht 1: noteer in het KIDO-schema hoe je eigen organisatie ervoor staat;
  • Opdracht 2: deel deze ervaringen met je groep;
  • Opdracht 3: concludeer op welke onderdelen je informatie kunt brengen en waar je graag informatie wilt halen.

De uitkomsten zijn plenair teruggekoppeld. Tijdens deze terugkoppeling kwamen veel goede praktijkervaringen voorbij van de deelnemende gemeenten. Ook werd duidelijk aan welke onderdelen nog gewerkt moet worden.

MDTO

Het tweede onderwerp dat werd behandeld is MDTO. Het Nationaal Archief nam de deelnemers mee in de ontwikkelingen omtrent dit onderwerp. Na een korte uitleg over wat MDTO precies is, werd er uitleg gegeven over de verschillen met TMLO. Wat verandert er precies? Wat biedt MDTO en hoe geef je er als organisatie vorm aan? Duidelijk uitgangspunt is dat je als zorgdrager zelf aan zet bent om hier mee aan de slag te gaan. Zodra de MDTO definitief is vastgesteld wordt hier in samenwerkingsverband verder vorm aan geven.

Informatieplattegrond

Op 10 februari is een vervolg gegeven aan het onderwerp KIDO. Tijdens deze bijeenkomst, georganiseerd door Drents Archief en de gemeente Borger Odoorn, stond de informatieplattegrond centraal. Elke organisatie is volgens de Archiefwet verplicht om een dergelijke informatieplattegrond op te stellen. Daarmee maak je inzichtelijk waar welke informatie wordt vastgelegd in de organisatie, of de informatie permanent bewaard moet blijven of op termijn vernietigbaar is en hoe er bijvoorbeeld wordt omgegaan met metadatering en bestandsformaten.

Onze relatiebeheerder startte de sessie met een introductie op het onderwerp en lichtte de nut en noodzaak van een informatieplattegrond toe. Om onderling ervaringen te delen werd na deze introductie een quiz gestart waarin de deelnemers zelf aan het woord kwamen om hun ervaringen konden delen. Vervolgens vertelde Adviseur e-depot Alice Strating over haar ervaringen bij andere organisaties en deelde verschillende voorbeelden. Drentse ervaring werd gedeeld door Marieke Doezé, kwaliteitsmedewerker bij de gemeente Borger-Odoorn. Afgelopen jaar heeft ze een informatieplattegrond opgesteld. Over dit traject deelde ze waardevolle tips en trucs. Omdat de meeste deelnemers nog geen informatieplattegrond hebben opgesteld of hier nog niet mee bezig zijn, hebben we afgesproken om hierin samen op te trekken. In het voorjaar wordt een vervolgsessie georganiseerd. In de tussentijd gaat een deel van de deelnemers aan de slag met een opzet voor een eigen informatieplattegrond. De resultaten hiervan delen we in het vervolg. In de vervolgsessie gaan we dieper in op de onderwerpen metadatering, risicoanalysering en bestandsformaten. Wil je aanhaken bij het vervolg? Laat het ons weten via e-depot@drentsarchief.nl.

Raadplegen in een e-depot

Sinds 2019 werken we met een aantal gemeenten en de Provincie Drenthe aan het goed kunnen raadplegen van digitaal archiefmateriaal. Op de pagina ‘Documenten raadplegen in een e-depot’ is hier meer informatie over te vinden. 

Heb je vragen of wil je meer informatie over de Drentse samenwerking? Neem dan contact op via e-depot@drentsarchief.nl