Evenals de archivalia van de Nationale Bond Landbouw en Maatschappij, Drentsche Boerenbond, Nederlandsch Agrarisch Front en Nederlandsche Landstand, en de papieren van J. Smid (de zgn. "oorlogsarchieven"), is ook het archief van het Provinciaal Bureau van de NVD/WHN in Drenthe na de oorlog naar het Rijksarchief in Assen overgebracht. Dit gebeurde niet onmiddellijk na de oorlog. In april 1945, toen het noorden van ons land werd bevrijd, trad ook hier het Militair Gezag in werking. Op 1 juni 1945 werden in tal van plaatsen zgn. Politieke Opsporingsdiensten (POD's) ingesteld, die arrestatiebevoegdheid kregen en het eigenlijk opsporingswerk verrichtten, omdat de politie verdacht was en eerst "gezuiverd" moest worden. Na het verdwijnen van het Militair Gezag en het opheffen van de staat van beleg zijn de POD's in 1946 door Justitie overgenomen. Als Politieke Recherche Afdelingen (PRA's) zijn ze vervolgens zelfstandig blijven bestaan en niet in de gewone politie opgenomen, hoewel ze wel onder leiding stonden van deskundige politiemensen. In 1946 en 1947 verminderde het aantal PRA's drastisch. Per 1 januari 1948 werden ze bijna alle opgeheven en geïncorporeerd in de gemeentepolitie. Per ressort van een bijzonder gerechtshof bleef toen één PRA over, ter beschikking van de procureur-fiscaal.

Het archief van het Provinciaal Bureau van de NVD/WHN in Drenthe is tot 1948 in het bezit geweest van de plaatselijke POD, later van de PRA. Belangrijke stukken (waaronder waarschijnlijk notulen en directiestukken) zijn gedurende deze periode uit het archief gelicht en in de dossiers van de bijzondere rechtspleging terechtgekomen. Na de opheffing van de PRA's is een deel van het archief overgebracht naar het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie (RIOD) te Amsterdam, samen met de papieren van alle overige provinciale bureaus van de NVD en WHN in Nederland. Toen het gebouw van de PRA in Assen op zeer korte termijn moest worden ontruimd, werd het resterende gedeelte van het archief, c. 12 meter ("een tamelijk ordeloze massa") op aandrang van de officier-fiscaal in bewaring genomen door de toenmalige rijksarchivaris in Drenthe, drs. E.J. Werkman.

J.R. van der Leeuw, medewerker op het RIOD, die belast was met de inventarisatie (en vernietiging) van c. 500 (!) meter Winterhulparchief aldaar, bewerkte van eind december 1949 tot begin januari 1950 ook de in het rijksarchief te Assen aanwezige "oorlogsarchieven" (waaronder het NVD/WHN-archief), waarvan hij een inventarislijst opstelde. In een brief aan Werkman, eind januari 1950, stelde Van der Leeuw de totale omvang van de oorlogsarchieven op c. 30 meter, waarvan hij c. 25 meter voor vernietiging vatbaar achtte. In dezelfde brief wees hij op het "onwenselijke" van het feit dat gedeelten van het archief van de NVD/WHN bij het RIOD en gedeelten in het rijksarchief te Assen lagen, en pleitte hij voor een spoedige overbrenging van de nog aanwezige Drentse archivalia naar Assen. Deze laatste zijn in de eerste helft van de vijftiger jaren naar Assen overgebracht. Gelukkig is Van der Leeuws vernietigingsadvies niet in zijn geheel opgevolgd, want uiteindelijk bleef c. 15 meter NVD/WHN-archief over, en c. 4 meter van de overige oorlogsarchieven.

Aan de hand van de plaatsingslijst van Van der Leeuw is het archief nu geïnventariseerd, waarbij echter een minder rigoureus vernietigingsbeleid is toegepast. Aangezien het hier gaat om historisch waardevol materiaal, dat ons een beeld geeft van de organisatie zoals die zowel landelijk als provinciaal was opgebouwd en functioneerde, is met het uitselecteren en vernietigen uiterst voorzichtig te werk gegaan. Zoals al gezegd, het archief is lang niet compleet en de aanwezige archiefstukken zijn zoveel mogelijk bewaard en in de inventaris opgenomen. Het feit dat ' voor zover bekend ' Drenthe en Noord-Holland (Amsterdam) als enige provincies nog archivalia van de NVD/WHN bezitten, waarbij alleen Drenthe een min of meer gevormd archief heeft, heeft bij het voorgaande een niet onbelangrijke rol gespeeld. Bij een bezoek aan het RIOD bleek dat men ' naast papieren van het Landelijk Bureau en de Landelijk Leider ' archivalia van alle voormalige provinciale afdelingen van de NVD/WHN heeft, bestaande uit correspondentie, circulaires, werkrapporten en verslagen van vergaderingen, samengevat in een in 1956 gereedgekomen inventaris. Alleen Drenthe ontbreekt. Opvallend is dat na raadpleging van de inventaris opnieuw moet worden geconcludeerd dat het rijksarchief in Assen de meeste papieren van de NVD/WHN bezit.

Het archief is grotendeels gevormd volgens het organisatiebeginsel, dat wil zeggen dat in de structuur van het archief de opbouw en indeling van èn de bestuursinrichtingen (directie en hoofdafdelingen) èn het administratieve apparaat is terug te vinden. Bij de inventarisatie is deze oude structuur zoveel mogelijk gehandhaafd, hoewel het voor de overzichtelijkheid nodig bleek hier en daar te splitsen of samen te voegen. Een groot probleem vormden de plaats en het functioneren van de Winterhulp binnen de NVD-organisatie. Aanvankelijk was gekozen voor een splitsing van de inventaris in een Winterhulp- en een NVD-gedeelte, maar bij de inventarisatie bleek, dat het eigenlijk het archief van de NVD was, waarin de Winterhulp was opgenomen. Dit werd nog eens onderstreept door het in het archief aangetroffen schema van de afdeling Organisatie, waarop de Winterhulp stond vermeld als onderdeel van deze afdeling (zie bijlage). Mijns inziens een wat ongelukkige constructie. Logischer zou zijn geweest om de Winterhulp bij Sociale Zaken onder te brengen. Voor een onderdeel, dat ' in naam ' naast en niet onder de NVD stond en dat zo'n belangrijk deel van het geheel vormde (uitkeringen!), heeft de Winterhulp hiermee een wel erg bescheiden plaats toegewezen gekregen. Omdat echter de inventaris grotendeels is gefundeerd op bovengenoemd schema, leek het me niet zinvol om de Winterhulp er uit te lichten.

Het grootste deel van het archief bestaat uit correspondentie, ledenlijsten en "inlichtingenformulieren" (bijstandsaanvragen). De ordening die de verschillende afdelingen van het Provinciaal Bureau (in feite de archiefvormers) hadden aangebracht, was in een enkel geval volgens het dossierstelsel ' één zaak per doos of map ', maar in de meeste gevallen waren binnen elke afdeling papieren van uiteenlopende aard bijeengebracht en samengevoegd. Enkele dozen en mappen waren op plaatsnaam geordend; deze werden intact gehouden. De overige werden, voor zover nodig, op chronologische volgorde gelegd. Stukken van de afdelingen Algemene Bijstand en Jeugduitzending en stukken betreffende collecten waren zonder aanwijsbare samenhang samengevoegd met andere archiefgedeelten. Zonder de oude orde (voor zover nog aanwezig) teveel geweld aan te doen, zijn deze stukken elders ondergebracht.

Notulen van directievergaderingen ontbreken geheel; er zijn slechts enkele verslagen van landelijke stafbijeenkomsten en van personeelsbesprekingen aangetroffen. Ook jaarverslagen waren niet in het archief aanwezig, slechts één schematisch jaarverslag van de Winterhulp is bewaard gebleven.

De inventaris is ingedeeld in een hoofdrubriek Organisatie, die de structuur van de NVD omvat, en een hoofdrubriek Uitvoering der taken. De laatste is gesplitst in twee rubrieken: het Provinciaal Bureau te Assen (2.1) en Betrekkingen met plaatselijke bureaus (2.2). Bij rubriek 2.1 is de organisatiestructuur van het Provinciaal Bureau gevolgd: Financiën, Ledenadministratie, Organisatie, Sociale Zaken en Voorlichting en Propaganda. Onder rubriek 2.2 zijn stukken bijeengebracht die betrekking hebben op de plaatselijke bureaus, waarbij de "kringen" en de grootste buurtschappen apart zijn behandeld en de kleine bijeengevoegd zijn. Voor deze rubriekenindeling is gekozen omdat de provinciale indeling van de organisatie zodoende in de inventaris duidelijk is te herkennen, waardoor ook een beter en overzichtelijker beeld ontstaat van de NVD.

Als bijlage is een kopie van het overzicht van de onderafdelingen van de afdeling Organisatie, met de desbetreffende taken, aan de inventaris toegevoegd. Het oorspronkelijke stuk bevindt zich onder nummer 128 in de inventaris. Voor een goed begrip van de NVD (èn van de inventaris) bleek dit stuk als toelichting onontbeerlijk.

Bij zowel de inschrijvingsverklaringen van nieuwe leden als bij de inlichtingenformulieren voor bijstandsaanvrage zijn de desbetreffende buurtschappen elk apart vermeld, omdat het in beide gevallen slechts om een gedeelte van alle bestaande Drentse gemeenten en dorpen gaat. Voor geïnteresseerden vergemakkelijkt dit het zoeken.

Ten aanzien van de openbaarheid gelden beperkende bepalingen, die inhouden dat archiefbescheiden betreffende nog levende personen niet toegankelijk zijn anders dan voor wetenschappelijk onderzoek. Een te publiceren tekst mag "geen onevenredige schade" kunnen toebrengen aan de belangen van personen, die op het moment van publicatie nog in leven zijn.

Van de ongeveer 15 meter archief is na vernietiging uiteindelijk c. 13 meter bewaard gebleven.