In 1891 werd het archief der gemeente Meppel geïnventariseerd door mr. S. Gratama, de rijksarchivaris in Drenthe *  . Van een oude orde kon hij geen spoor ontdekken. Reeds eerder was dat opgevallen: de provinciale archivaris G.R.W. Kymmell schrijft in 1877 in een rapport aan de minister van Binnenlandse Zaken over de toestand van de Drentse gemeentearchieven, dat het Meppeler archief volkomen ongeordend was *  .

Mr. S. Gratama onderscheidde in zijn inventaris slechts drie afdelingen: algemeen bestuur, financieel beheer en kerkelijke- en armeninrichtingen. Dit en het feit dat alle stukken binnen deze drie afdelingen chronologisch geordend werden, maakte een herinventarisatie noodzakelijk. R. Fruin schrijft in het Ned. Archievenblad in 1923 *  "dat de inventaris van Meppel, opgemaakt voordat de Handleiding omtrent de wijze van ordening klaarheid had verschaft, thans als verouderd is te beschouwen". Afgezien van 15 protocollen, d.w.z. registers waarin de notulen of resolutiën en andere zaken in chronologische volgorde staan opgetekend, bestaat het archief bijna uitsluitend uit losse stukken. Mr. S. Gratama heeft de protocollen, die beginnen in het jaar 1621, als het geraamte van het archief beschouwd en de losse stukken daaromheen gegroepeerd in chronologische volgorde. Daarbij heeft hij in de protocollen op diverse plaatsen verwijzingen gemaakt naar de losse stukken, de alfabetische trefwoordenindices aangevuld en tenslotte op de losse stukken aangetekend in welk protocol en op welke pagina hetzelfde onderwerp aan de orde is geweest. Echter, lang niet alle onderwerpen werden in de protocollen aangeroerd. Indien dit geval zich voordeed, heeft mr. Gratama de alfabetische trefwoordenindex in de registers eveneens met het onderwerp uit de losse stukken aangevuld. Dit alles wordt hier vermeld, omdat zonder deze voorkennis wellicht geen inlichtingen uit de protocollen te halen zijn. De onderzoeker zal bij het raadplegen van de protocollen wel de concordans moeten raadplegen.

Bij de herinventarisatie is uitgegaan van een indeling in rubrieken betreffende het orgaan en rubrieken betreffende de taken of bemoeiingen van het orgaan.

De rubriek Eigendommen is onderverdeeld in Bezittingen en in Rechten. Onder het hoofd Bezittingen zijn niet alleen de aan- en verkoopakten van deze bezittingen ondergebracht, maar ook de akten van verhuur en verpachting, de stukken betrekking hebbende op verbouwingen etc. Het verband van enkele charters met dit archief was soms niet duidelijk: waarschijnlijk zijn het retroacta bij verloren gegane stukken.

Bij de rubriek Belastingen is een verdeling gemaakt in plaatselijke belastingen en in gewestelijke- en landsbelastingen. Deze laatste twee zijn samengevoegd, omdat ze meestal toch niet te scheiden zijn. Vervolgens is een onderverdeling gemaakt naar de diverse belastingen die in de loop der tijd zijn voorgekomen.

Indien stukken meerdere onderwerpen betreffen, en dientengevolge ook in meerdere rubrieken te plaatsen zouden zijn, is gekozen voor een verwijssysteem waarbij het stuk in één van de mogelijke rubrieken wordt ondergebracht, terwijl bij de andere hiernaar terug wordt verwezen.

Bij de rubriek Onderwijs moet men rekening houden met het feit dat de stukken betreffende de gebouwen van de scholen bij de rubriek Eigendommen te vinden zijn. In de inventaris begint derhalve zowel de rubriek Onderwijs als de rubriek Eigendommen met een verwijzing naar de andere.

De rubriek Kerkelijke Zaken is tamelijk omvangrijk. Dit is een gevolg van het feit dat de kerkvoogden rekening en verantwoording moesten afleggen aan schulte, volmachten en Twaalven of gecommitteerden. Bij de invoering van de reformatie zijn ook de goederen van de vicariën (waarschijnlijk) aan de Gereformeerde Kerk gekomen, een in het Noorden gebruikelijke gang van zaken. Hoewel de weeme (pastorie) na 1795 geen deel meer uitmaakt van de bezittingen van de kerk maar van de gemeente, zijn de stukken betreffende de weeme van na 1795 vanwege de overzichtelijkheid (het betreft overigens slechts enkele inventarisnummers) toch niet ondergebracht in de rubriek Eigendommen: alle stukken betreffende de weeme zijn te vinden in de rubriek Kerkelijke Zaken. In een appendix bevinden zich enige stukken vooral over de weeme, die zich in het archief van Meppel van na 1813 bevinden. Deze stukken zijn vermoedelijk in de 19e eeuw als retroacta gebruikt.

Wat betreft de waag, tot 1795 ook in het bezit van de kerk, deed zich het probleem voor dat uiteraard een vrij groot aantal stukken ingedeeld moest worden in de rubriek Economische zaken onder Toezicht op maten en gewichten. Om de overzichtelijkheid zo groot mogelijk te houden zijn alle stukken betreffende de waag, waarvan het toch al betrekkelijk arbitrair is of ze nu onder Kerkelijk bezit of onder Maten en gewichten vallen, ondergebracht bij Toezicht op maten en gewichten, met uitzondering van die stukken die uitdrukkelijk over verpachting van de waag door de kerk gaan.

In het archief bevonden zich enkele circulaires, gericht aan de schulten van de landschap Drenthe betreffende het luiden van de klok bij het overlijden van de leden van het stadhouderlijk gezin *  . Hierbij moet men in het oog houden dat in de overige kerspelen van de landschap Drenthe de schulte de enige persoon was, tot wie het landschapsbestuur zich over bestuurlijke aangelegenheden richtte. In de betreffende circulaires hield men er geen rekening mee, dat in Meppel het bestuur uit schulte èn volmachten èn gecommitteerden bestond. Derhalve bestond er geen aanleiding een apart archief van de schulte te vormen. Behalve dat de schulte een medebestuurder van het kerspel is, kwam aan de schulte ook de contentieuze en voluntaire rechtspraak in het kerspel toe, zoals in alle kerspelen van de landschap Drenthe het geval was. Er bestaat een omvangrijk archief van het schultengerecht van Meppel, dat onderdeel uitmaakt van het fonds schultengerechten in Drenthe.

Rest enkel nog de mededeling dat er te Meppel een inventaris in 2 delen uit c. 1858-1875 bestaat.

Tenslotte wil ik op deze plaats mijn collega drs. J. Bos dank zeggen voor zijn adviezen en suggesties, die mij bij de samenstelling van deze inventaris van veel nut zijn geweest.

Assen, april 1984 mr. J.W.T.M. Beekhuis-Snieders