Bijna de helft van de archieven, c. 18 m van de 38¿ m, bestaat uit registers voor de registratie van de bevolking over de periode 1822-1960. Bij het hanteren van deze archivalia kunnen zich moeilijkheden voordoen, die een toelichting op het gebruik ervan noodzakelijk maken. Het grote aantal inschrijvingsregisters, c. 400 stuks, de indeling per categorie van verpleegden en gedetineerden, het grote aantal personen, de gelijktijdig in gebruik zijnde gestichten enz., alsmede de - vooral in de 19e eeuw - gebrekkige administratie kunnen het opsporen van een gezochte persoon zeer bemoeilijken. Men dient hierbij stapsgewijs te werk te gaan.

Ten eerste moet men een concrete aanwijzing bezitten dat een gezochte persoon inderdaad verblijf heeft gehad in de complexen Veenhuizen en/of Ommerschans. In ieder geval dient men behalve over de exacte naam ook het jaar van "opzending" naar de gestichten te beschikken. Het is een voordeel ook het nummer van het gesticht te weten. Zijn deze primaire gegevens bekend, dan gaat men als volgt te werk.

¿ U zoekt in de inhoudsopgave van de inventaris het te raadplegen archief op. Is dat niet bekend, dan raadpleegt u in de inleiding de overzichten van de afzonderlijke gestichten.

¿ Binnen de rubriek registratie van het gesticht treft u aan (1) inschrijvingsregisters en (2) overige registers, om diverse redenen bijgehouden. Alle registers of series zijn zoveel mogelijk chronologisch geordend, een groot aantal registers loopt bijna parallel aan elkaar. Vanwege de grote omvang van de bevolking van Veenhuizen is hier een onderverdeling gemaakt in categorieën verpleegden en veroordeelden. Bovendien zijn door de hoofddirectie over de gehele complexen Veenhuizen en Ommerschans centrale inschrijvingsregisters bijgehouden.

Een groot deel van de inschrijvingsregisters en klappers daarop is verfilmd op microfiche en in die vorm in de studiezaal van het Drents Archief te raadplegen. Bij de betrokken inventarisnummers staat dit aangegeven.

¿ Heeft u aan de hand van de beschrijvingen registers gezien, waarvan u vermoedt dat ze gegevens aangaande gezochte personen kunnen bevatten, dan bestaan er 2 mogelijkheden om de gezochte persoon te vinden. Loopt de serie inschrijvingsregisters door en heeft u een exacte datum van opzending van de gezochte persoon, dan kunt u het beste direct het deel raadplegen waarin de bekende datum staat. U dient hierbij dan wel een kleine marge in acht te nemen bij het opzoeken (de datum van veroordeling door een rechtbank kan afwijken van die van het ingaan van de straf en/of de aankomst in het gesticht).

¿ Mocht u op bovengenoemde manier toch geen resultaten bereiken, of ontbreekt de strikt chronologische inschrijving in een bepaalde serie registers, of is de datum niet bekend, dan bent u aangewezen op de klappers. Een klapper is een alfabetische naamindex op de inschrijvingsregisters. In de onderhavige archieven komen 2 typen klappers voor: (1) de alfabetische, waarbij de persoonsnamen alleen op de beginletter van de achternamen zijn gealfabetiseerd, en (2) de alfabetisch-lexicografische, waarbij de persoonsnamen ook op de tweede en verdere letters gealfabetiseerd zijn, b.v.: Sanders Santing, enz. In een index vindt u slechts de achternaam van de persoon, met de initialen van zijn voorna(a)m(en), soms staan deze ook wel voluit. Daarnaast staan er één of meer cijfercombinaties, al dan niet met toevoeging van een letter.

¿ Mochten bij een serie inschrijvingsregisters de klappers ontbreken, dan - er zit niets anders op - moet u het helaas zonder doen. Evenzo komt het voor dat u onvolledige klappers aantreft. Het onderzoek wordt dan wat tijdrovender.

¿ Heeft u de persoonsnaam van de gezochte met bijbehorend(e) nummer(s), dan kijkt u in de inventaris naar welk(e) inschrijvingsregister(s) zij verwijzen. Zoals gezegd ging het bij de complexen Veenhuizen en Ommerschans om zeer grote aantallen personen. Iedere in de complexen aangekomen persoon kreeg een inschrijvingsnummer. Genummerd werd er van 1 tot 3000, 5000 of hogere getallen. Was een inschrijvingsregister vol, dan ging men in een volgend register ofwel door met nummeren, of men begon opnieuw. Was men echter bij een bepaald getal gekomen, dan begon men gemakshalve in het lopende inschrijvingsregister opnieuw te nummeren, meestal echter vanaf een zoveelste duizendtal (b.v. 3001 of 5001). Ook komt het voor, dat men in alle kolommen in een inschrijvingsregister de eerste regel beschreef tot het register "vol" was, en daarna weer bij de eerste kolom op de eerste bladzijde de tweede regel beschreef, enz. Deze wijze van nummering maakt het er voor de onderzoeker niet gemakkelijker op, nl. het probleem rijst: in welk duizendtal bevindt zich de gezochte persoon? Gelukkig is deze serienummering ook te herkennen in de klappers, daarom is het nuttig om bij grote series inschrijvingsregisters de nummering te "volgen" aan de hand van de nummering in de klappers.

¿ Heeft u via de nummering het juiste inschrijvingsregister gevonden, dan kunt u dit aanvragen. Het nummer zal in de meeste gevallen verwijzen naar een kolom, waarin diverse personen vermeld staan; één van deze namen is dan de gezochte. De in deze rubrieken veel gebruikte afkortingen V 1, V 2, V 3, ook wel weergegeven als V I, V II, V III en OS, staan resp. voor de gestichten Veenhuizen I, II en III en het gesticht Ommerschans.

¿ In de meeste registers staan ook aanduidingen als 1m, 2m, enz., hetgeen staat voor het aantal eerder ondergane veroordelingen, in de meeste gevallen staat er weer een nummer van de vorige veroordeling bij. Deze veroordelingen zijn vaak in dezelfde series inschrijvingsregisters terug te vinden; u raadpleegt hierbij dan weer de in de inventaris vermelde serienummers.

Als voorbeeld van een inschrijving nemen we uit de klapper met inv.nr. 443 de naam Cornelis van den Bogert. Deze man is viermaal ingeschreven geweest; achter zijn naam staan dus vier verwijzingen F 700, G 1941, H 271 en I 655. De letters verwijzen naar het inschrijvingsregister, de nummers naar de volgnummer in deze registers. Vaak ontbreken de letters echter en worden alleen nummers vermeld.

Als we op zoek gaan naar de inschrijving onder H 271, blijkt de letter H overeen te komen met inv.nr. 427. Inschrijving 271 is gebruikt voor drie veroordeelden. Op het linker blad van het register staan hun namen, data van geboorte of doop, godsdienst, data van aankomst en van waar aangekomen. Op het rechterblad staan hun signalementen: lengte, aangezicht, kleur, haar, ogen, neus, mond, kin en merkbare tekenen.

De drie veroordeelden onder nummer 271 zijn Maria Robbers, Cornelis van den Bogert en Samuel Levie van Cleef. Robbers en Van den Bogert zijn doorgehaald, ten teken van hun vertrek - waardoor ook het nummer weer beschikbaar kwam voor de volgende klant. Cornelis van den Bogert blijkt in 1789 in Rotterdam geboren te zijn, Rooms-Katholiek, aangekomen op 27 juni 1833 uit Rotterdam. Hij is 1.65 m lang, heeft een langwerpig gezicht, bruine haren en ogen, een kromme neus, een "gewone" mond, een ronde kin en geen bijzondere kentekenen.

Naast de inschrijving van iedere verpleegde of gedetineerde bij aankomst, zijn er registers en andere archivalia, waarin gegevens van gezochte personen kunnen voorkomen, b.v. registers van personen die schulden hebben nagelaten bij hun vertrek uit het gesticht, lijsten van personen die zich hebben opgegeven voor de Nationale Militie, lijsten van gepensioneerden, enz. Deze archivalia zijn eveneens te vinden in de rubriek registratie. Bij deze categorie archivalia dient wel opgemerkt te worden, dat het hier om relatief geringe aantal personen gaat, dus gezochte personen staan er niet per definitie in.

Omtrent de verzorging en werkzaamheden van afzonderlijke personen is niets bijgehouden. Om hiervan een algemene indruk te krijgen, raadplege men o.a. de literatuur, de jaarverslagen en de diverse rapporten.