In het voorgaande zijn reeds een aantal aspecten van de bewerking aan de orde geweest. Ik resumeer:
- de scheiding van de archieven De Milly (van Heiden Reinestein) en Van Heiden (Reinestein);
- de behandeling van het deelarchief Van Bylandt Halt als gedeponeerd archief;
- de behandeling van de stukken afkomstig van Johan de Kempenaer;
- de rangschikking van de oudere en jongere tak van de Nederlandse staak van de familie Von (Van) Heiden.
Een samenhangende uitleg van de bewerking op deze plaats moet uitgaan van de wijze van aankomst van het archief. Als gezegd bracht jhr. mr. P.A.G. de Milly van Heiden Reinestein het onder hem berustende deel van het archief onder in de familiestichting De Milly van Heiden Reinestein. Hij gaf de wens te kennen, dat het archief in Drenthe zou komen te berusten. Dit archiefgedeelte werd daarop in 1969 door mevrouw D.T. de Milly van Heiden Reinestein geb. Birnie, met instemming van de curator van haar man, die toentertijd het stichtingsbestuur belichaamde, op voorlopige basis voor onderzoek overgebracht naar het Centraal Register van Familie-archieven (thans Centraal Register van Particuliere Archieven). Mevrouw drs. E.P. de Booy bracht daar enige orde in het totaal dooreen geraakte materiaal. Vervolgens werd het archief overgebracht naar het Rijksarchief in Drenthe.

Voor de bewerking had deze toedracht weinig gevolgen. Anders is dat met het feit, dat een afgedwaald gedeelte van het archief kon worden gelocaliseerd bij de heer A. van den Akker te Zutphen, die het onder hem berustende in twee gedeelten (1976 en 1980) in bewaring gaf aan het Rijksarchief in Drenthe, onder beding dat zijn gedeelte niet met het hoofdbestanddeel vermengd of verenigd zou worden. Dit verplichtte tot gescheiden berging van de twee gedeelten, maar het zou rampzalig geweest zijn indien die scheiding ook bij de inventarisatie zou zijn doorgevoerd. De oplossing bleek gelegen in een inventaris, waarin de nummers die stukken bevatten afkomstig van de heer Van den Akker van een bijzondere signatuur zouden zijn voorzien. Dit is geschied door een doorlopende nummering toe te passen, waarbij de nummers Van den Akker met een A zijn aangeduid. Uiteraard doen zich gevallen voor die, welke oplossing men ook bedenkt, gewrongen aandoen. Zo zijn de series ingekomen brieven en concepten of minuten van uitgaande brieven in voorkomende gevallen in twee nummers gesplitst, een gewoon en een A-nummer, ongeacht het feit dat in beide nummers brieven van dezelfde afzender of minuten van brieven aan dezelfde geadresseerde voorkomen. Mede hierom zijn de brievennummers voorzien van een lijst van afzenders, waarvan de nummering is overgebracht in de berging.

Een andere complicatie die zich veelvuldig voordoet is, dat stukken betreffende eenzelfde zaak in beide bestanddelen voorkomen. In zo'n geval vindt men twee opeenvolgende nummers met dezelfde beschrijving. Verschillen de twee opeenvolgende nummers qua datering van elkaar, dan is dit aangegeven. In alle gevallen is het aantal stukken vermeld. De volgorde is doorgaans: eerst gewone nummers, dan A-nummers, tenzij om redenen van chronologie of kwantiteit van de stukken daarvan moest worden afgeweken.

De inventaris is onderverdeeld in twee hoofdafdelingen, bevattende de beschrijvingen van stukken afkomstig van resp. de familie De Milly (van Heiden Reinestein) en de familie Van Heiden (Reinestein), overeenkomstig het gestelde over de scheiding daarvan. In een aanhangsel treft men aan de beschrijvingen van achtereenvolgens gedeponeerde bescheiden, varia, documentatie en stukken waarvan het verband met het archief niet is gebleken. Daarbij horen een aantal opmerkingen.

De gedeponeerde bescheiden zijn: stukken afkomstig van de familie Van Bylandt Halt, stukken afkomstig van Johan de Kempenaer, stukken behorende tot het archief van de heerlijkheid Ruinen, en stukken behorende tot het archief van de Ridderschap van Drenthe (19e eeuw). Over de eerste twee groepen is in het voorgaande reeds het nodige gezegd, over de laatste twee past hier enige toelichting.

Van het archief van de heerlijkheid Ruinen en de persoonlijke stukken van de heren van Ruinen waren reeds twee gedeelten bekend, beide berustende in het Rijksarchief in Drenthe, beide geïnventariseerd *  . De Landschap Drenthe kocht in 1766 de regalia van de heerlijkheid aan, waarna de drosten Van Heiden (Reinestein) optraden als representerend heer. In 1783 volgde de volledige overdracht van de heerlijkheid, waarna Drenthe trachtte die in te lijven. Dit lukte echter niet voordat bij de Staatsregeling van 1798 het verschijnsel heerlijkheid van Nederlandse bodem verdween. De schriftelijke neerslag, die S.P.A. van Heiden Reinestein heeft nagelaten als representerend heer van Ruinen, bevat stukken die handelen over de voorbereidingen voor de opheffing van de heerlijkheid. Het blijkt, dat Van Heiden Reinestein in 1797 roerende goederen op de Oldenhave heeft laten veilen. Aannemelijk is, dat het hier bedoelde deel van het heerlijkheidsarchief toentertijd op zichzelf, dan wel als inhoud van een kist of kast die niet werd geveild, naar Laarwoud is gebracht om daar vervolgens te belanden in het familie-archief. Omstreeks 1839 is al een gedeelte van het gedeponeerde heerlijkheidsarchief door de familie Van Heiden Reinestein afgestaan aan het Provinciaal archief van Drenthe. Dit gedeelte, waarvan de omvang vooralsnog onbekend is, zal mede beschreven zijn in de inventaris van Joosting *  . Voor de ordening van het fragment- heerlijkheidsarchief is de indeling van Joosting gevolgd, omdat congruentie van ordeningssystemen ten gerieve van de gebruiker werd verkozen boven het ontwerpen van een nieuw en afwijkend systeem.

Voor zover bekend werd in het familiearchief Van Heiden (Reinestein) voor het eerst een gedeelte van het 19e-eeuwse archief van de Ridderschap van Drenthe aangetroffen. Het is bekend dat Guillaume Jacques van Heiden tot Entingen en Louis van Heiden Reinestein zitting hadden in de Ridderschap, en het lijkt aannemelijk dat zij met bestuursfuncties belast zijn geweest. Gezien de data van de stukken zou men veronderstellen, dat L. van Heiden Reinestein secretaris van de Ridderschap is geweest en na het neerleggen van de functie (een deel van) het onder hem berustende archief heeft behouden.

De al genoemde rubriek Varia bevat stukken die geen kenmerken vertonen voor indeling in een van de twee hoofdafdelingen, en waarvan sommige bovendien in de kwade reuk van collectievorming staan.

De rubriek Documentatie bevat stukken, die niet of slecht voldoen aan de definitie van een archiefstuk, elementen van collectievorming vertonen, maar allen licht werpen op de geschiedenis van de respectieve families en hun bezit. Hierbij valt op te merken, dat genealogica die wèl voldoen aan de definitie van archiefstuk, zijn ondergebracht bij de personen van wie zij (waarschijnlijk) afkomstig zijn.

De stukken waarvan het verband met het archief niet is gebleken, zijn onderscheiden in gedateerde en ongedateerde stukken. De beschrijvingen zijn in de regel uitvoeriger dan elders in de inventaris, en waar mogelijk heb ik in een N.B. getracht extra aanknopingspunten aan te reiken, zulks om zoveel mogelijk van hun inhoud voor de vergetelheid te behoeden en verder onderzoek naar hun wijze van aankomst te bevorderen. De rubriek bevat stukken, waarvan zelfs na toegespitst onderzoek geen verband met het archief kon worden geconstrueerd.

De gebruikelijke indeling in stukken van persoonlijke en die van zakelijk aard is gehanteerd in de twee hoofdafdelingen en het gedeponeerde archief Van Bylandt Halt. Ruggengraat van de indeling van de persoonlijke stukken is uiteraard de onderscheiding van archiefvormers. Deze zijn gerangschikt staak-, tak- en/of generatiegewijs naar geboortevolgorde. De archiefvormers zijn in alle gevallen aangeduid zonder hun titels; in de koppen worden hun voornamen voluit vermeld, in de beschrijvingen wordt volstaan met de beginletters van hun voornamen. Daar waar meer archiefvormers met de zelfde voor- en achternaam voorkomen, zijn de personen onderscheiden door ranggetallen in kapitaal tussen haken. De volledige namen en titels treft men in de genealogische tabellen aan.

Het principe van indeling naar afzonderlijke personen is in voorkomende gevallen verruimd ten behoeve van de twee-eenheid van echtparen. Waar de hoeveelheid aangetroffen stukken gering was, is geen nadere onderverdeling toegepast en blijkt uit de beschrijvingen of de stukken afkomstig zijn van het echtpaar, de echtgenoot of de echtgenote. In andere gevallen, met name uiteraard bij stamhoudende echtparen, is een nadere onderverdeling toegepast in stukken afkomstig van resp. het echtpaar, de echtgenoot en de echtgenote. Alle discussie die daarover te voeren valt - en gevoerd is - verhindert mij niet, zowel het echtpaar als de daarvan deel uitmakende man of vrouw aan te merken als afzonderlijke archiefvormers en dat te laten uitkomen wanneer de hoeveelheid stukken dat rechtvaardigt. Dit klemt mijns inziens des te meer in gevallen, waarin de echtgenoot ruimschoots eerder kwam te overlijden dan de echtgenote die de archiefvorming voortzette, en in die gevallen, waarin de omvangrijke archivalische nalatenschap van meneer die van mevrouw dreigt te overwoekeren. Tot onaanvaardbare, anachronistische projectie van hedendaagse inzichten over de positie van de vrouw heeft dat mijns inziens niet geleid. Het bezwaar, dat door deze handelwijze (ogenschijnlijke) series, bijvoorbeeld ingekomen brieven van één afzender, uiteengetrokken worden, tel ik minder dan het archivistisch recht doen aan elke archiefvormer. Er is dunkt mij geen reden om in dit opzicht familie-archieven met minder zorgvuldigheid te omringen dan overheidsarchieven.

Als archiefvormende familieleden zijn meegerekend uittrouwende dochters, het echtpaar waarvan zij deel uitmaakten en/of hun echtgenoten. Voorzaten van de laatsten, en nazaten van de uittrouwende dochters, zijn opgevat als leden van geparenteerde families, op gelijke voet als verwanten, behoudens eigen kinderen, van introuwende vrouwen. Dames die archieftechnisch beschouwd kunnen worden als uittrouwend uit de ene en introuwend in een andere archiefvormende familie, zijn gerangschïkt onder de familie waarin zij introuwden. Geparenteerde families zijn alfabetisch gerangschikt.

Waar nodig zijn bescheiden afkomstig van één archiefvormer onderscheiden in stukken betreffende hun/zijn/haar privé leven, openbaar leven en vermogensbeheer. Nadere onderverdeling van de stukken betreffende openbaar leven is die naar uitgeoefende functies en ambten, welke chronologisch naar (vermoedelijk) tijdstip van aanvaarding zijn gerangschikt. In voorkomende gevallen zijn stukken, die geacht moeten worden te zijn voortgevloeid uit een inmiddels neergelegd(e) functie of ambt, gerangschikt bij de stukken betreffende de uitoefening van deze functie of dit ambt. Slechts bij G.J. van Heiden bleven desondanks drie nummers (1002-1004) over, waarvoor de handige categorie "ambteloos burger" werd bedacht.

De categorie vermogensbeheer is onderscheiden in beheer van eigen vermogen en beheer van vreemd vermogen. Dat laatste behelst de schriftelijke neerslag van zaakwaarnemingen, voogdijschappen, executies van testamenten en wat dies meer zij. De categorie beheer van eigen vermogen heb ik onderscheiden in financieel beheer, waarin rekeningen en kwitanties wegens persoonlijke uitgaven en daarmee verwante stukken, obligaties, assurantiestukken en dergelijke zijn ondergebracht, en in boedel en nalatenschap. Daarin bevinden zich de stukken betreffende de vermogens-, eventueel vermogensrechtelijke, toestand van de archiefvormer en van zijn nalatenschap, echter met uitzondering van die stukken, die herkenbaar zijn voortgevloeid uit de bemoeienis van erfgenamen en/of executeurs-testamentair met een nalatenschapsafwikkeling. Deze stukken, waarvan uiteraard de correspondentie het pièce de résistance vormt, behoren mijns inziens ondergebracht te worden bij de archiefvormer bij wie zij naar hun aard behoorden te berusten, ergo de erfgenaam of de executeur.

De stukken van zakelijke aard zijn gegroepeerd, binnen een territoriale indeling van deze tijd, naar object of complex, alfabetisch naar plaats van bevinden. Waar nodig is een nadere onderscheiding in "verwerving, beheer, vervreemding" toegepast. Bijzonderheden treft men aan bij de indeling van de zakelijke stukken behorend tot de fragment-archieven Van Bylandt Halt en heerlijkheid Ruinen. In het eerste geval werd de gekozen indelingssystematiek opgedrongen door de aard van de aangetroffen stukken in combinatie met de wens om zoveel mogelijk aanknopingspunten te verschaffen met de elders berustende complementaire stukken. In het tweede geval is de hand gehouden aan het principe van navolging van de systematiek van Joosting *  .

Als eenheden zijn bij de indeling van de stukken van zakelijke aard steeds gehanteerd de objecten of complexen, die blijkens de stukken contemporain als een eenheid werden gezien.

Naarmate de bewerking vorderde viel de rijkdom aan brieven steeds meer op. Al vanaf een vroegtijdig stadium is rekening gehouden met de wenselijkheid om deze rijkdom zichtbaar te maken en tegelijk handzaam te houden. De oplossing is gevonden in "brievennummers", verzamelbeschrijvingen voor correspondentie, voorzien van een alfabetische, niet fonetische, afzenderlijst met een ondernummering, die ook in de berging is aangebracht. Van fonetisering is afgezien omwille van de niet-Nederlandse namen, die zich slecht laten verwerken in een Nederlandse fonetisering.

Bij archiefvormers, van wie de stukken sterk zijn onderverdeeld, kan men brievennummers aantreffen in elk der toepasselijke indelingscategorieën. Criterium bij de onderscheiding is geweest de inhoudelijke hoofdzaak van de brieven, met als controlemiddel de vraag, uit welke sfeer de connectie tussen afzender en geadresseerde (vermoedelijk) stamde. Met deze criteria kon de aangeduide scheiding zonder problemen worden uitgevoerd.

Brieven die ingedeeld moesten worden in de categorie "privé leven" zijn, wanneer de hoeveelheid daartoe aanleiding gaf, onderscheiden in die, afkomstig of gericht aan familieleden en verwanten en van/aan niet-familieleden of -verwanten. Anonieme brieven, die ook na handschriftvergelijking niet aan een afzender konden worden toegeschreven, zijn per handschrift bijeengebracht. Brieven betreffende het beheer van goederen en de uitoefening van rechten zijn op de aangewezen plaatsen gerangschikt bij de stukken van zakelijke aard.

In de afzonderlijke beschrijvingen is zoveel mogelijk naar beknoptheid gestreefd. Waar dat zonder bezwaar nogelijk was, is uit de beschrijvingen de informatie weggelaten, die impliciet is door de indeling van een nummer in de systematiek. Van personen worden, als gezegd, doorgaans slechts de voornaam-initialen vermeld, en geen titels. Hetgeen in de beschrijvingen tussen haken staat, duidt een interpolatie van de bewerker aan. In het bijzonder geldt dit voor dateringen. De aanduiding "ongedateerd" is stelselmatig weggelaten. Ongedateerde stukken vindt men aangeduid door een meer of minder scherpe datering tussen rechte haken. Ongedateerden waarvan de datering bij interpolatie is vast komen te staan, vindt men in chronologische volgorde tussen de gedateerden, de overigen achterin de betrokken indelingscategorie op volgorde van geschatte datering.

In N.B.'s zijn verwerkt kruisverwijzingen, toelichtingen op bijzonderheden die op beschrijving of ordening van invloed zijn geweest, résumés van in de inleiding verwerkte informatie, en détails waarvan de kennis voor de gebruiker van belang kan zijn. In een enkel geval treft men in N.B.'s tevens aanduidingen van "oude orde". Het vrijwel ontbreken van "oude orde" heeft mij overigens de worsteling met dát probleem bespaard.

Het aldus geïnventariseerde archief vertoont in sterke mate het karakter van een bestand van losse stukken, hetgeen ook blijkt uit de verhouding tussen omvang en aantal inventarisnummers. Daarentegen is de onderwerpsgewijze spreiding van het archief tamelijk breed. Dat, en de hiervoor uiteengezette opvattingen over bewerking, hebben geleid tot een sterk gesegmenteerde indelingssystematiek. Dat daarin op punten is afgeweken van de mij onderwezen dogmatiek, acht ik overkomelijk - de praktijk van een inventarisatie is doorgaans anders, boeiender en ook dwingender, dan de mogelijkheden waarin de zuivere theorie voorziet. In de in druk uitgegeven versie van deze inventaris is voor de indelingsnummering, na veel wikken en wegen, gekozen voor een oplossing, die, hoewel niet overal even fraai, een hanteerbaar compromis behelst. Aangezien die nummering niet geschikt bleek voor verwerking in het geautomatiseerde informatiesysteem van het Rijksarchief in Drenthe, vindt u in de tekst die u nú leest, een per rubriek oplopende nummering *  .

Ten gerieve van de gebruiker is een hoeveelheid genealogische tabellen meegeleverd. Deze volgen in hoofdzaak de indeling van de inventaris, met uitzondering van de tabellen Von Heiden tot Bruch (en Clijff). Voorzover bekend, zijn van de vermelde personen hun titels, volledige namen, biografische data en voornaamste loopbaangegevens aangeduid. Deze gegevens zijn ontleend eensdeels aan in het archief aangetroffen bescheiden, anderzijds aan gepubliceerde genealogica *  . De uitvoerige opzet van de tabellen is mede bedoeld om de gebruiker de ergenis te besparen van om nadere informatie te rade te moeten gaan bij het Nederlands Adelsboek. Personen die in de inventaris als archiefvormer figureren, zijn in de tabellen in kapitaal (in de aangevulde inventaris: cursief) gegeven. Eveneens ten behoeve van de gebruiker is de inventaris voorzien van een index; hierin is, om dezelfde reden als bij de rangschikking van brieven reeds werd werd aangegeven, afgezien van fonetisering.

In 1982 werden door de rijksarchivaris in Overijssel drie charters, alle rijkseigendom, overgedragen die tot het archief kunnen worden gerekend. Zij zijn in de inventaris opgenomen onder vermelding van hun afwijkende status.

Na de publicatie van de gedrukte versie van deze inventaris zijn in de jaren 1991-1993 enkele aanvullingen verkregen, waarvan de beschrijvingen aan de inventaris zijn toegevoegd. Deze aanvullingen zijn samengesteld uit bestanddelen onder twee verschillende eigendomstitels:
- de nummers 1650-1651, 1653-1672, 1685, 1688 -1708 en 1710 zijn door mevrouw D.T. de Milly van Heiden Reinestein-Birnie aan het rijksarchief in Drenthe geschonken.
- de nummers 1652, 1673-1685, 1687 en 1709 zijn door de Stichting De Milly van Heiden Reinestein als aanvulling op eerder overgedragen materiaal in bewaring gegeven.
Verder is in bewaring gegeven het adelsdiploma van S.V.L.G. van Heiden Hompesch (1776) dat is ingevoegd onder inventarisnummer 252; de eigendom van dit stuk berust bij de Stichting De Milly van Heiden Reinestein-Birney.

H.H. Jongbloed, Zwolle, april 1983 / Assen, september 1995.