Het archief van de PPC werd bijgehouden door de secretaris van de commissie. De PPC heeft gedurende haar bestaan drie secretarissen gekend, te weten H.M. Franssen (1956-1957/58), F. Th. van der Maden (1958/59-1973) en L. Zielhuis (vanaf 1973). Zeker vanaf 1960 werd het secretariaat uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Stichting Opbouw Drenthe (SOD). In ieder geval secretaris Zielhuis was als zodanig in dienst bij de SOD.
De opzet van de ordening van het archief zal van de hand geweest zijn van de tweede secretaris, Van der Maden. Hoewel de Provinciale Commissie voor de Ontwikkelingsgebieden in Drenthe formeel in 1962 werd opgeheven en vervangen door de PPC, is hiervan in de archiefvorming niets te merken. De secretariaatswisseling in 1973 is wel terug te vinden in de archiefvorming. De door Van der Maden opgestelde ordening op onderwerp, werd nadien niet meer zo stringent toegepast.

De stukken werden op onderwerp in dossiers onder de letters A t/m G geborgen. Stukken betreffende de projecten werden onder de letter F gerubriceerd in een aantal rubrieken. Binnen iedere rubriek waren de projectstukken chronologisch geordend op datum van de ontvangen subsidieaanvraag. In de agenda's van ingekomen en uitgaande stukken wordt verwezen naar de betreffende lettercodering. *  Overigens werden niet alle stukken op onderwerp geordend. Ten dele zijn zo ook te vinden als bijlagen bij verslagen van vergaderingen. Later zijn dossiers uit verschillende categorieën samengevoegd. Zo werden bijvoorbeeld stukken van na 1973 met de codering A2, A3 en C3 gevoegd onder A1. Stukken met de code A1 werden aangetroffen bij A7c. Ten dele had dit vermoedelijk te maken met veranderingen in de werkwijze en taakstelling van de PPC. Ook bleek bij inventarisatie dat de omschrijvingen die bij de verschillende coderingen horen, niet altijd meer overeenkwam met het werkelijke onderwerp van de aldaar aangetroffen stukken.
Na opheffing van de PPC werd het archief reeds geschoond van de belangrijkste voor vernietiging in aanmerking komende stukken en overgedragen aan de provincie Drenthe.

Bij de inventarisatie die in 2004/2005 heeft plaatsgevonden, is de aangetroffen ordening zoveel mogelijk gerespecteerd. De indeling op onderwerp is daarbij ook grotendeels aangehouden. Alleen zijn de omschrijvingen aangepast en meer toegesneden op de werkelijke inhoud. Stukken die uiteindelijk onder een andere codering dan oorspronkelijk aangegeven zijn geborgen, zijn zoveel mogelijk op de nieuwe plaats gehandhaafd, tenzij de nieuwe plek als erg onlogisch werd ervaren. * 
Bij de projectdossiers is de oorspronkelijke indeling nagenoeg gehandhaafd. Achter de inventarisnummers zijn tussen haakjes de oorspronkelijke dossiernummers aangegeven.
Bij de stukken vallende onder de letters A t/m G heeft op bescheiden schaal vernietiging plaatsgevonden. Dubbelen en enkele voor vernietiging in aanmerking komende stukken zijn verwijderd.
Bij de projectdossiers zijn naast dubbelen, concepten en begeleidende schrijvens, ook uitvoerige bestekken met bijbehorende tekeningen, jaarverslagen en rapporten, voor zover aangenomen mag worden dat deze elders raadpleegbaar zijn, vernietigd. * 

Th.M. van Mierlo
Assen/Kampen 2005.