Privacyverklaring

Versie: maart 2026

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van www.drentsarchief.nl en de daarbij behorende onlinediensten.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• Regionaal Historisch Centrum (RHC) Drents Archief
• Brink 4, 9401 HS Assen
• Telefoon: 0592 31 35 23
• E-mail: info@drentsarchief.nl
• KvK-nummer: 52454037
• Functionaris Gegevensbescherming (FG)

In deze privacyverklaring wordt Drents Archief aangeduid als “wij” of “ons”.

2. Voor welke situaties geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring ziet op:

1. Persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via contactformulieren, reserveringen en nieuwsbriefinschrijving).
2. Persoonsgegevens die wij technisch verwerken bij het bezoek aan de website (bijvoorbeeld IP-adres en cookies).
3. Persoonsgegevens die via onze website raadpleegbaar zijn in (digitale) archiefbeschrijvingen, indexen en personenzoekfuncties (“onze online bronnen”).
4. Persoonsgegevens die wij verwerven tijdens publiciteit evenementen (zoals foto’s).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Gegevens die u actief aan ons verstrekt

Afhankelijk van de dienst kunnen wij onder meer verwerken:

• Naam- en contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer).
• Inhoud van uw bericht of vraag (en eventuele bijlagen/aanvullende informatie die u meestuurt).
• Reserveringsgegevens (zoals datum/tijd, type reservering, aangevraagde archiefstukken of bouwdossiers en aanvullende toelichting die nodig is om uw verzoek uit te voeren).
• Nieuwsbriefgegevens (meestal e-mailadres en eventuele naamgegevens).

3.2 Gegevens die wij automatisch verwerken

Bij gebruik van de website kunnen wij (afhankelijk van instellingen en toestemming) verwerken:

• Technische gegevens zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, datum/tijd van bezoek, bezochte pagina’s, foutmeldingen en loggegevens.
• Cookie- en vergelijkbare gegevens (zie paragraaf 10).

3.3 Persoonsgegevens in onze online bronnen

Wij beheren en publiceren (deels) digitale toegangen, indexen en beschrijvingen van archieven. Daarin kunnen persoonsgegevens voorkomen (zoals namen en – bij genealogische bronnen – geboorte-, huwelijks- en overlijdensgegevens).

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en wat is de grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden. De grondslag is afhankelijk van de situatie (bijvoorbeeld uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, taak van algemeen belang/publieke taak, gerechtvaardigd belang of toestemming).

4.1 Dienstverlening en contact

Doel: het beantwoorden van vragen, afhandelen van verzoeken, leveren van (onderzoeks)diensten en het beheren van reserveringen/afspraken.
Grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en/of voor de uitvoering van een taak van algemeen belang/publieke taak, en/of ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld organisatie en kwaliteitsbewaking), afhankelijk van het concrete geval.

4.2 Nieuwsbrieven en communicatie (indien u zich inschrijft)

Doel: het verzenden van nieuwsbrieven en andere door u gevraagde updates..
Grondslag: toestemming. U kunt zich altijd afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

4.3 Beheer, beveiliging en verbetering van de website

Doel: het goed laten functioneren van de website, het beveiligen (o.a. voorkomen van misbruik), statistiek en gebruiksvriendelijkheid.
Grondslag: gerechtvaardigd belang en/of toestemming (voor zover vereist voor bepaalde cookies/metingen).

4.4 Publicatie en toegankelijkheid van archiefinformatie

Doel: het beheren, bewaren en toegankelijk maken van archiefbescheiden en collecties, inclusief het maken en publiceren van (digitale) toegangen en indexen.
Grondslag: taak van algemeen belang/archivering in het algemeen belang en wettelijke verplichtingen die gelden voor archiefbeheer.

4.5 Algemene publiciteit

Doel: algemene publiciteit en bekendheid geven aan het Drents Archief waarbij foto’s kunnen worden gebruikt.
Grondslag: gerechtvaardigd belang en/of toestemming (voor zover vereist voor bepaalde foto’s).

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen:

• met medewerkers die dit nodig hebben voor hun werkzaamheden (op basis van autorisaties);
• met verwerkers/leveranciers die ons ondersteunen (zoals hosting, IT-beheer, nieuwsbriefsoftware, formulieren/reserveringssystemen), uitsluitend op basis van afspraken/verwerkersovereenkomsten;
• met derden als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

6. Doorgifte buiten de EER

Indien een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, waar wettelijk vereist.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. In sommige gevallen is een langere bewaartermijn vereist om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of voor de uitvoering van wettelijke taken. Het Drents Archief handelt hierbij in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet. 

8. Persoonsgegevens in onze online bronnen (indexen/zoekfuncties)

8.1 Gegevens van mogelijk nog levende personen

Wij streven ernaar de privacy van levende personen te beschermen. Daarom kan het zijn dat in online indexen:

• namen niet (volledig) herleidbaar zijn tot nog levende personen, en/of
• geen volledige geboortedata van mogelijk levende personen worden opgenomen (bijvoorbeeld alleen een geboortejaar).

8.2 Bezwaar of verzoek tot afschermen in een index

Als u bezwaar heeft tegen verwerking van gegevens over uzelf in een index of online zoekingang, kunt u ons verzoeken deze gegevens af te schermen. Ga naar het contactformulier en kies voor de optie "Overig". Vermeld zo concreet mogelijk om welke vindplaats het gaat (bijvoorbeeld URL, inventarisnummer of record-ID). Stuur altijd een kopie van uw identiteitskaart mee. Maak een veilige kopie met https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs. Wij beoordelen het verzoek. Afhankelijk van het type document bepaalt de archivaris of en hoe lang gegevens worden afgeschermd. Verzoeken die betrekking hebben op andere personen dan uzelf worden alleen in uitzonderlijke gevallen gehonoreerd.

8.3 Verwijdering (“recht om vergeten te worden”) en archieven

Voor persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld contact/nieuwsbrief) kunnen wij – afhankelijk van de situatie – gegevens verwijderen. Voor persoonsgegevens die onderdeel zijn van archiefbescheiden of noodzakelijk zijn voor archivering in het algemeen belang, kan verwijdering beperkt zijn. In zulke gevallen bekijken wij met u welke passende maatregel mogelijk is (bijvoorbeeld afscherming in een index, beperking van online zichtbaarheid of andere waarborgen), rekening houdend met onze wettelijke taken.

9. Uw privacyrechten

U heeft – binnen de wettelijke kaders – onder meer recht op:

• inzage, rectificatie, wissing en beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens (voor zover van toepassing);
• intrekken van toestemming (indien verwerking daarop berust).

Hoe u een verzoek indient:

• Ga naar het contactformulier en kies voor de optie "Overig". Stuur altijd een kopie van uw identiteitskaart mee. Maak een veilige kopie met de KopieID-app (wordt geopend in een nieuw tabblad)
• Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens het ziet.
• Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren (ter voorkoming van misbruik).

Wij reageren in beginsel binnen 1 maand, tenzij de wet een verlenging toestaat.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Daarnaast kunnen wij (met uw toestemming, waar vereist) analytische en/of voorkeurscookies gebruiken om de website te verbeteren. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen en (waar aanwezig) via onze cookiebanner of cookie-instellingen.

11. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Als er sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek), dan registreren en beoordelen wij dit. Indien wettelijk vereist melden wij datalekken bij de toezichthouder en/of informeren wij betrokkenen.

12. Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met via ons contactformulier (kies in het formulier voor de optie "Klacht"). Wij doen ons best om dit zorgvuldig en tijdig op te lossen. Stuur altijd een kopie van uw identiteitskaart mee. Maak een veilige kopie met de KopieID-app (wordt geopend in een nieuw tabblad). U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen (bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, systemen of dienstverlening). De meest actuele versie staat op www.drentsarchief.nl.